Att ta och ge kritik på jobbet eller överhuvudtaget är en stor utmaning för många av oss. Av rädsla för att bli missuppfattade eller att själv ta emot svidande kritik så avstår vi ofta från att ge feedback till våra medarbetare.
Det viktigaste med all former av feedback, som jag ser det, är att man är tydlig på att skilja mellan person och prestation. Enligt mitt sätt att se det så finns det egentligen inga misslyckanden – bara feedback.
Det är också viktigt att feedbacken är konkret, dvs du måste vara klar över och kunna förmedla vad det är i personens prestation som kan behöva förbättras – ge konkreta exempel.
Det är också viktigt att du inte far med skvaller. Med det menar jag exempel som ”den har sagt att den andra sade så” eller ”jag har hört att” etc. När du framför feedback måste du veta vem som har sagt vad och varför.
Allt vi presterar eller inte presterar får vi feedback på – på ett eller annat sätt. Vi får det genom de resultat och de relationer vi uppnår. Dessutom kan vi få direkt feedback av någon person som vill hjälpa oss, t.ex. av vår chef eller ledare.
Människor reagerar väldigt olika på feedback. En del tar illa vid sig av minsta lilla negativa omdöme, medan andra har lätt för att ta till sig kritiken. Eftersom människor i allmänhet gillar uppmuntran brukar det vara bra att börja med det positiva man har att säga. Om man ger feedback till en enskild person inför en grupp ska den alltid vara positiv.
Muntlig dialog brukar ge bäst resultat, eftersom risken för missuppfattningar då minskar, men när det gäller positiv feedback finns även andra bra verktyg att tillgå. Du kan t ex skicka ett e-postmeddelande som bekräftar det positiva som du fört fram i den muntliga dialogen. Du kan uppmuntra till att arbeta aktivt med att ge feedback genom att t.ex. att ge någon form av symbolisk belöning.
Timingen är viktig när man ska ge feedback. En tumregel är exempelvis att inte ge kritik för ett misstag som personen i fråga begått för flera veckor sedan eller kanske ännu längre tillbaka i tiden.
Om man väljer att betrakta feedback som en positiv resurs snarare än ett hot, genom att vara tydlig med syftet och själv lära sig att ta emot feedback så kan det leda till ökad arbetsglädje och en ärlig kommunikation. Detta förebygger i sin tur konflikter och skitsnack och det i sig borgar för en ökad trivsel.
Genom att lära sig knepen för att ge och ta emot feedback så kan man förbättra stämningen på jobbet och, som en bonus, lära känna sina kollegor bättre. När vi får återkoppling på det vi gör kan var och en utvecklas och bli bättre. Beröm får dessutom de flesta att prestera bättre.
Såväl medarbetare, ledare som chefer vill ha och behöver få återkoppling på hur de bidrar till verksamheten, projektet och hur de samarbetar med sina chefer, ledare och kollegor. Det är viktigt för de flesta att känna sig duktig och sedd för att utvecklas, våga ta ut svängarna och kunna prestera sitt bästa. Att ge beröm kan dessutom bli en god vana som så småningom sprider sig på arbetsplatsen, i projektet eller i omgivningen.
Det krävs mod och övning för att lära sig att hantera andras synpunkter på sin egen prestation. Det är viktigt att tänka på att försöka visa tacksamhet för att personen i fråga delat med sig av sina synpunkter. Det är bra om man kan undvika att inta försvarsposition eller börja argumentera.
Ledare och chefer ska ge sin personal återkoppling, men det är ofta svårt för ledaren och chefen att i sin tur få ärlig respons från medarbetarna. Övertaget och maktpositionen kan vara ett hinder för att medarbetarna ska våga ge kritik. Detta behöver ledare och chefer arbeta med och arbeta bort genom att t ex premiera de som har modet att ge feedback på ett konstruktivt sätt.
När du får feedback (oavsett om du är medarbetare, ledare eller chef) så försök alltid att visa tacksamhet för att personen delat med sig av sina synpunkter och är mån om att du ska kunna förbättras. Undvik misstaget att inta försvarsposition direkt och börja argumentera kritiken. Ta istället emot den och tacka personen i fråga för sin uppriktighet.
Feedbacktrappan är allmänt känd och används som ett konkret verktyg för att förstå hur vi som mottagare och givare av feedback kan förhålla oss.
FÖRSTÅ
FÖRKLARA
FÖRSVARA
FÖRNEKA
FÖRKASTA
Det intressanta är att det inte bara är vid negativ feedback som människor väljer att inte stå på översta steget utan även vid beröm. Detta är något som dessutom är enormt hämmande för de som ger feedback. Hur kul är det att fortsätta berömma någon som aldrig tar åt sig av berömmet utan bara förkastar det?
- Tala bara för dig själv när du ger feedback.
- Var specifik i din kritik
- Kritisera aldrig någons personlighet eller egenskaper.
- Var tydlig med syftet.
- Tänk på att människor reagerar helt olika på feedback.
- Om personen som tar emot din feedback intar försvarsställning och vill inleda en diskussion kring det som sagts så säg t ex ”Jag ville dela med mig av lite feedback till dig och jag hoppas att du uppskattar den. Jag tycker att vi sätter punkt för diskussionen här”.
- Kom överens i verksamheten eller i projektet om en gemensam policy för hur feedback ska ges.
Jag har personligen under många år arbetat med feedback som ett verktyg i min roll som chef och ledare och har sett hur just det har blivit en framgångsfaktor i mitt ledarskap och i mina projekt. Såväl medarbetare som kunder har uppskattat det mervärde det tillför verksamheten och projektet.
Det är ovant för vissa ha en aktiv feedbackprocess i sin verksamhet och i sina projekt men efter en kort startsträcka så upplevs det av majoriteten som mycket positivt. När alla är införstådda med syftet med feedback så känns det ofta betydligt lättare att dela med sig av konstruktiv kritik. De allra flesta uppskattar nämligen feedback när det ges på rätt sätt och ett strukturerat sätt att ge feedback minskar risken för skitsnack avsevärt.
Jag är dessutom övertygad om att såväl ros som ris behövs för att åstadkomma framgång i sin verksamhet och i sina projekt speciellt och viktigt blir det i framtidens ledarskap. För framtidens medarbetare räcker det inte med en bra lön och förmåner utan de vill även få feedback på att de gör en bra prestation.
Som sagt både att ge och ta kritik är en stor utmaning. Men genom att få feedback på sina handlingar och prestationen får var och en möjlighet att kunna utvecklas och bli bättre. Beröm får dessutom de flesta att prestera bättre. Gör det tillsammans. Hjälp varandra att må bättre och i förlängningen prestera bättre!
Go for it!
ELAINE BRESKE HIRSCHER 