Kategoriarkiv: Projektledning

Ett projekt blir aldrig framgångsrikt på det projektmedarbetarna kan eller vet!

Publicerad den av
Svara

Det är vad de gör – deras beteende – som spelar någon roll.

Med ett effektivt och modernt ledarskap kommer de flesta att göra det rätta. Det som mäts blir gjort. En lite sliten och tråkig sanning – men fortfarande en sanning.

För att veta vad ledarskapet skall innehålla i form av mätning, uppföljning och coaching – behöver målet vara tydligt. Inte bara för ledningen, utan för hela projektorganisationen.

Men – och här förvånansvärt ofta fel – vem sätter målbilden? Vem bestämmer vilken vision vi ska ha? Det gör ledningen, vem annars?

Den största utmaningen är att sätta samman målbilden med vad medarbetarna faktiskt gör. Här finns inga genvägar. Men – den målbild ledningen fastställer kommer att grundas på ledningsgruppens medlemmars individuella grundvärderingar. Det vi i grunden tror på kommer att påverka vilka mål vi sätter upp. Och alla tror vi ju på någonting.

Det är här det börjar. En kedja avgörande beståndsdelar för att skapa världens bästa projektkultur. Grundvärderingarna behöver fram tidigt för att uppnå det vi alla vill. Ledningens och medarbetarnas jämförs, och vi finner de gemensamma nämnarna.

Tänk dig att du ska bygga ett hus.  Vad börjar börjar du med?  Taket? Bottenvåningen? Föreställ dig att du byggt allting från start. Första våningen, andra våningen. Taket. Allting ser bra ut. Ett litet tag. Sedan upptäcker du att du behöver en källare.

Vad gör du nu?

Fem tips till dig i ditt ledarskap!

Publicerad den av
Svara
  1. Kommunicera. Du måste få med dig gruppen på din sida och det enda sättet är att kommunicera! Skapa en delaktighet och laganda tidigt i projektet, så får ni en mycket enklare och trevligare resa tillsammans.
  2. Var en förebild. Överväg ditt agerande noggrant och se till att utgöra ett bra exempel. Våga visa såväl dina styrkor som svagheter.
  3. Våga ta risker. Alla projekt är unika!
  4. Jobba aktivt med feedback. Prata med gruppmedlemmarna om deras prestation och hur den kan bli bättre. Till en början kanske inte alla blir glada av konstruktiv respons, men när man lärt sig uppskatta feedback och tagit det till sig är det ett otroligt värdefullt verktyg.
  5. Var förberedd på konflikter. Var alltid ödmjuk och håll en aktiv, öppen dialog under projektets gång för att undvika större konflikter.

Projektledaren har en nyckelroll för projektets framgång!

Publicerad den av
Svara

Om det är ett litet projekt kan projektledaren själv genomföra uppdraget, men vanligare är att man jobbar i en projektgrupp bestående av personer med olika kompetenser. Projektledarens arbetsuppgifter skiljer sig naturligtvis åt beroende på bransch och företag men gemensamt är att han eller hon är den sammanhållande länken som driver projektet och leder arbetet i projektgruppen. I rollen ingår att inspirera och uppmuntra deltagarna och att skapa ett kreativt arbetsklimat.

Förutom personalhantering är administration och ekonomi viktiga delar av projektledarens arbete. Man organiserar arbetet så att resurserna används på ett bra sätt och ansvarar för resultatet blir som planerat. Det är också projektledarens uppgift att planera i vilken ordning projektets olika delar ska genomföras. Man måste kunna förstå vad som behövs göras om något går snett och se till att projektet håller sig inom de uppställda målen i fråga om tid, kvalitet och ekonomi.

En bra projektledare är på samma gång kreativ och duktig på att samordna andras insatser. Förutom att gilla att planera och organisera ska man vara målinriktad, initiativkraftig och kunna göra flera saker samtidigt. Det är också viktigt att vara social och att kunna lyssna och uttrycka sig väl.

Projektledaren har i regel goda kunskaper inom det område som projektet handlar om men ibland kan projektledare tas in från något annat fält, i syfte att tillföra nya perspektiv. Det är också allt vanligare att den som får ansvaret för stora projekt har projektledning som sitt yrke och använder sina kunskaper i ledarskap och projektorganisering för att leda projekt inom många olika områden. Vid mindre projekt kan en projektledare anställas för en viss tid men man kan också ha fast tjänst hos ett företag eller en organisation, med projektledning som en av arbetsuppgifterna.

Projektets framgångsfaktorer!

Publicerad den av
Svara

En av de viktigaste – och kan tyckas självklart – är projektets ledare. Att projektet bemannas med rätt ledarskapskompetens.

Inom min bransch, bygg- och anläggning, tillsätts ofta tekniska specialister som ledare vilket många gånger inte alls är rätt kompetens på rätt plats utan istället ett resursslöseri. Som ledare har den tekniska specialisten begränsade möjligheter att ägna sig åt och fördjupa sig i, sitt specialistområde där hans eller hennes kunskaper är ovärderliga.

För att belöna och uppmärksamma sina duktiga tekniska specialister utses teknikspecialisterna till projektledare, projektchefer eller andra positioner som i huvudsak går ut på att leda och motivera andra människor.

Tyvärr visar det sig att den tekniska specialisten i hög utsträckning fortsätter att fokusera på tekniken. Detta, i sin tur, triggar specialistens förmåga att fastna i tekniska detaljer snarare än att fokusera på ledarskapet och helheten, som är ledarens huvudsakliga uppgift.

Tekniken är så mycket enklare att hantera eftersom det ofta finns givna parametrar att gå efter, men samarbete är en större utmaning då alla vi människor liksom projekten är unika.Vi som ledare behöver bli bättre på att applicera mjuka värden till vårt ledarskap.

För att vara eller bli en riktigt bra ledare krävs ett genuint människointresse och en drivkraft som utmynnar i att utveckla, engagera och inspirera medarbetare. Självklart finns det tekniska specialister som har förmågan att leda, men det är fler som inte har det genuina ledarskapsintresset som krävs.

En ledare som arbetar aktivt med kommunikation, tydliga målbilder, feedback, att lyssna, som är lyhörd och som har förmågan att se helheten, har större möjligheter att få nöjda medarbetare och på så sätt skapa en god arbetsmiljö.

En ledare som är mogen och balanserad och har en sund självkänsla, självinsikt och förmåga att reflektera över sitt eget och andras beteenden.

En ledare som lyssnar på och respekterar medarbetarna och deras synpunkter och förslag. En ledare som förstår hur viktigt det är med feedback för utförd prestation.

En ledare som mår bra och samtidigt, med sitt ledarskap, får medarbetarna att må bra.

För att sammanfatta det hela så handlar ledarskap mycket om sunt förnuft!

Vad gör en projektledare egentligen?

Publicerad den av
Svara

Det har visat sig att det finns behov av ökad kunskap om vad ett projekt är och vad en projektledare gör. Jag kommer gärna tillbaka till vad ett projekt är vid ett annat tillfälle men hoppas med nedanstående rader kort beskriva vad en projektledare gör. Det finns naturligtvis en mängd fler arbetsuppgifter men jag berättar om huvuddragen och ger några tips om hur du lyckas med ditt projektledarskap.

Projektledaren är den som leder arbetet och ansvarar för att projektmålen infrias och

  • Sätter sig in i projektets bakgrund och omfattning samt informerar samtliga projektmedarbetare om detta
  • Genomför intressentanalyser och vidareutvecklar i samverkan med projektmedarbetarna projektets omfattning
  • Fastställer i samverkan med projektbeställaren projektets omfattning
  • Visualiserar projektets innehåll och resultat
  • Organiserar projektet och överenskommer med resursansvariga om förfogande av personella och övriga resurser.
  • Planerar projektet
  • Hanterar osäkerhet i projektet, bl.a. genom aktiv riskstyrning
  • Koordinerar arbetsinsatserna och håller uppe tempot genom aktiv daglig ledning
  • Håller projektbeställaren informerad om nuläget och eventuella avvikelser, bl.a. genom statusrapporter
  • Samverkar löpande med kund/användare och mottagare
  • Sammanställer projektstatus och underlag inför beslut
  • Ansvarar inför projektbeställaren för att projektmålen infrias
  • Levererar projektets resultat till kund
  • Överlämnar ansvaret till mottagare
  • Genomför erfarenhetsseminarium för att lära av arbetet, skriver slutrapport och informerar om erfarenheterna

Projektledaren planerar, leder och styr alltså projektet. En av projektledare kanske viktigaste arbetsuppgifter är att skapa ett gott och kreativt arbetsklimat bland projektdeltagarna och stimulera nytänkande. Projektledaren har till uppgift att engagera. inspirera och motivera dina projektmedarbetare så att de mår bra, utför ett bra arbete och levererar rätt sak i rätt tid och till rätt kvalitet och inom budget. En av projektledarens mest centrala uppgifter är att skapa förutsättningar och undanröja hinder, så att alla kan arbeta, samverka och kommunicera på ett enkelt sätt.

Projektledarens ansvar innefattar även att säkerställa att alla berörda har klart för sig projektets syfte och mål och samordnar och fördelar ut de olika arbetsuppgifter som hör till projektet. Projektledaren stämmer kontinuerligt av de olika delarna i projektet och säkerställer att inget faller mellan stolarna och att eventuellt frågeställningar fångas upp och besvaras. Projektledaren ser till att projektet uppnår uppställda mål avseende tid, kvalitet, ekonomi och arbetsmiljö.

Tips för att lyckas med ditt projektledarskap:

  • Kommunicera, kommunicera och kommunicera – kommunikation är det absolut viktigaste för att lyckas med ditt projekt!
  • Våga vara personlig, bjud på dig själv, var ett föredöme och var tillgänglig!
  • Lägg ner mycket tid i början av projektet för att skapa en trygghet och samhörighet i projektorganisationen – skapa en gemensam värdegrund
  • Tydligggör projektets syfte och mål och skapa en samsyn över vad som skall göras och av vem
  • Arbeta aktivt med feedback, både ros och ris!
  • Se till att alla i ditt team känner sig sedda och hörda
  • Förbered dig på konflikter och arbeta med en tydlig konflikthanteringsmodell
  • Berätta hur du har för avsikt att följa upp arbetet och när

Du behöver en kommunikationsplan – så här gör du!

Publicerad den av
Svara

Som ledare för ett projekt, en process eller en verksamhet behöver du upprätta en kommunikationsplan för att vara säker på att rätt personer får rätt information på rätt sätt i rätt tid. Ett relativt enkelt sätt att skapa en kommunikationsplan är att gå igenom nedanstående frågor och svara på dem.

 

Kommunikationsplanen i ett projekt kan ingå i projektplanen eller vara ett underdokument till den.

  1. Vilket behov ska lösas? Vilka problem behöver lösas?

    Vilka problem vill du lösa? Vilka behov behöver tillgodoses? En plan börjar med nulägesanalys och bakgrundsbeskrivning.

  2. Vad är syftet och målet?

    Varför behöver du kommunicera och vad vill du uppnå? Ökad kännedom? Bättre förståelse? Förändrat beteende? Kommunikation är inget självändamål utan ett medel att nå resultat i arbetet. 

  3. Vilka/vem är målgruppen?

    Vilka vänder du dig till? Vad har de för behov, kunskaper och önskemål? Vad vill du att målgruppen ska veta, tycka, eller göra?

  4. Vad ska jag säga?

    Vilka är mina viktigaste budskap? Är dessa relevanta och anpassade för mina målgrupper? För att ett budskap ska vara intressant, begripligt och användbart behöver det utformas ur målgruppens synvinkel. Att berätta allt för alla resulterar ofta i att inget når någon.

  5. Vilka kanaler ska jag använda?

    Var brukar din målgrupp söka information? Webben, projekttidningen, möten, workshop, utbildning etc? Ofta är det en mix av kanaler som ger resultat. Människor är olika och vill dessutom ha variation. Ett budskap behöver också upprepas och koordineras, både i olika kanaler och över tiden, för att få effekt. Tänk på att även en aktivitet, exempelvis om du håller en workshop eller utbildning för någon/några målgrupper kan räknas som en del i din kommunikationsplan.

  6. Vem skall säga det?

    Vem är den bästa budskapsbäraren för just denna kommunikationsinsats?

  7. När skall jag säga det?

    När i tiden är det bäst att genomföra kommunikationen för att uppnå bäst resultat? Ska man kommunicera vid flera tidpunkter?

  8. Vad kostar det?

    Vilka resurser har du – i tid, pengar och kompetens? Står kostnaderna i rimlig proportion till det du vill uppnå? Vad kostar det att låta bli? Gör en budget och en ansvarsfördelning.

  9. Hur ska man utvärdera insatsen och kontrollera effekten?

    Fundera över vilka metoder som man kan använda för att utvärdera kommunikationsinsatsen. Hur ska resultatet följas upp? Går det att mäta effekterna?

  10. När du gjort klart din kommunikationsplan – glöm inte bort att göra en konkret och lättöverskådlig aktivitetsplan.

Lycka till!


En projektledare har mycket att leva upp till!

Publicerad den av
Svara

Han eller hon ska vara organisatör, målinriktad, pådrivande, visionär, god lyssnare, vara bra på att ge feedback och framför allt se när feedback behövs. Ett projekt har dåliga utsikter om delaktighet och sammanhållning saknas i projektgruppen och det gäller att vara flexibel och kreativ när verkligheten förändras. Olika typer av projekt kräver olika typer av projektledare – det kan handla om produktutveckling, byggprojekt eller utveckla en organisation. Generella egenskaper är nästan omöjliga att specificera. Men förmåga att samverka, planera och driva projektet i mål är kompetenskrav som inte går att göra avkall på.