Du behöver en kommunikationsplan – så här gör du!

Som ledare för ett projekt, en process eller en verksamhet behöver du upprätta en kommunikationsplan för att vara säker på att rätt personer får rätt information på rätt sätt i rätt tid. Ett relativt enkelt sätt att skapa en kommunikationsplan är att gå igenom nedanstående frågor och svara på dem.

 

Kommunikationsplanen i ett projekt kan ingå i projektplanen eller vara ett underdokument till den.

  1. Vilket behov ska lösas? Vilka problem behöver lösas?

    Vilka problem vill du lösa? Vilka behov behöver tillgodoses? En plan börjar med nulägesanalys och bakgrundsbeskrivning.

  2. Vad är syftet och målet?

    Varför behöver du kommunicera och vad vill du uppnå? Ökad kännedom? Bättre förståelse? Förändrat beteende? Kommunikation är inget självändamål utan ett medel att nå resultat i arbetet. 

  3. Vilka/vem är målgruppen?

    Vilka vänder du dig till? Vad har de för behov, kunskaper och önskemål? Vad vill du att målgruppen ska veta, tycka, eller göra?

  4. Vad ska jag säga?

    Vilka är mina viktigaste budskap? Är dessa relevanta och anpassade för mina målgrupper? För att ett budskap ska vara intressant, begripligt och användbart behöver det utformas ur målgruppens synvinkel. Att berätta allt för alla resulterar ofta i att inget når någon.

  5. Vilka kanaler ska jag använda?

    Var brukar din målgrupp söka information? Webben, projekttidningen, möten, workshop, utbildning etc? Ofta är det en mix av kanaler som ger resultat. Människor är olika och vill dessutom ha variation. Ett budskap behöver också upprepas och koordineras, både i olika kanaler och över tiden, för att få effekt. Tänk på att även en aktivitet, exempelvis om du håller en workshop eller utbildning för någon/några målgrupper kan räknas som en del i din kommunikationsplan.

  6. Vem skall säga det?

    Vem är den bästa budskapsbäraren för just denna kommunikationsinsats?

  7. När skall jag säga det?

    När i tiden är det bäst att genomföra kommunikationen för att uppnå bäst resultat? Ska man kommunicera vid flera tidpunkter?

  8. Vad kostar det?

    Vilka resurser har du – i tid, pengar och kompetens? Står kostnaderna i rimlig proportion till det du vill uppnå? Vad kostar det att låta bli? Gör en budget och en ansvarsfördelning.

  9. Hur ska man utvärdera insatsen och kontrollera effekten?

    Fundera över vilka metoder som man kan använda för att utvärdera kommunikationsinsatsen. Hur ska resultatet följas upp? Går det att mäta effekterna?

  10. När du gjort klart din kommunikationsplan – glöm inte bort att göra en konkret och lättöverskådlig aktivitetsplan.

Lycka till!


Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google+-foto

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s