Möten, del 4 av 4

Nu har vi talat om möten generellt, vi har berört några olika mötesverktyg och, hur du kan leda ett möte och idag är det dags för att avsluta mötet och vad händer sedan?

När du känner att mötet börjar avslutas är det viktigt att

  • du avslutar genom att upprepa vad ni talat om och vilka resultat och beslut som åstadkommits
  • ni tillsammans bestämmer nästa steg
  • ni dokumenterar VEM gör VAD och NÄR, upprättar en åtgärdslista helt enkelt
  • du ber deltagarna att reflektera över mötet och vad de har åstadkommit hittills
  • du berömmer deltagarna för deras engagemang och goda arbete
  • ni utvärderar mötet
  • du tackar deltagarna för deras insatser på mötet och för att de tog sig tid
  • du reflekterar över dina insatser som mötesledare – vad var bra och vad kan du förbättra
  • ni bokar tid för ett uppföljande möte

och när du har avslutat mötet och ni har skiljts åt är det viktigt att du distribuerar protokollet/minnesanteckningarna och åtgärdslistan så snart som möjligt, jag brukar skicka ut mötesdokumentationen inom 48 timmar.

Vill du veta mer om effektiva och väl genomförda möten? Tveka inte – kontakta mig gärna!

Möten, del 3

Idag kommer del tre av mina tankar kring möten. Tankar som jag fått av praktisk erfarenhet av att jag under de senaste 20 åren har lett möten och från kurser om möten. Idag delar jag med mig av olika mötesverktyg, användningsområden för dessa och sedan hur du leder ett möte på – enligt mig – effektivt och meningsfullt sätt.

Det finns massor av verktyg att använda vid olika typer av möten (och i andra processer så klart) och jag kommer att beröra sju av dem:

  • Bikupan
    används för att snabbt få fram deltagarnas tankar och förslag
  • Fiskbensdiagrammet
    används för att identifiera orsaker till ett problem
  • Hjälpa eller stjälpa-modellen
    används för att identifiera vad som hjälper respektive sätter upp hinder för att nå framgång
  • Intressentmodellen
    används för att identifiera intressenterna och deras behov
  • Omvärldsmodellen
    används för att identifiera trender och händelser som kan påverka den process vi är i
  • Riskmodellen
    används för att identifiera risker, dess sannolikhet, dess konsekvenser och dess rangordning
  • Tankekartan
    används till att kartlägga allas tankar kring ett ämne eller frågeställning

Låt mig återkomma en annan dag för att mer i detalj beskriva ovanstående verktyg. Behöver du den detaljerade informationen direkt går det bra att e-posta mig så hjälper jag dig.

Många möten upplevs som onödiga och ineffektiva, så många som 75% anser att möten håller låg kvalitet och sällan känns meningsfulla och det hoppas jag att vi alla kan hjälpas åt att råda bot på för så vill vi ju inte ha det, eller hur?

När jag leder möten brukar jag göra på följande sätt:

  • inleder mötet med att stämma av mötets syfte och dagordning
  • klargör deltagarnas ansvar för mötet och förväntat resultat
  • frågar mötesdeltagarna vilka mötesregler de vill ha
  • försöker skapa och upprätthålla ett gott mötesklimat genom att visa lyhördhet, förhindra negativa beteenden och engagera alla (även de som inte säger något)
  • låter alla komma till tals, ger alla deltagare 1-2 minuter för att ge en kort statusrapport
  • använder mig av bikupan så ofta det fungerar (vilket tar udden av dominanta deltagare och låter alla komma till tals)
  • skapar tid för reflektion såväl individuellt och tillsammans
  • bryter för bensträckare ofta ca var 45 minut
  • använder mig av frågor för att skapa engagemang och delaktighet
  • i de frågor som visar sig behöva er tid än vi avsatt bokar vi ny tid på mötet för att avhandla den frågan separat
  • skapar resultat och fattar beslut gemensamt
  • håller tempot

och nu börjar mötet att närma sig sitt avslut. Hur gör jag då? Det får du läsa om på fredag! Tack för idag!

🙂

 

Möten, del 2

Idag delar jag med mig av inför mötet och dagordning:

inför mötet är mitt tips att du tittar igenom min checklista:

  • mötets syfte – vem vill vad (och kanske varför)
  • mötets förväntade resultat – förslag på handlingar som gör att resultatet kan uppnås
  • mötets uppgift – vad ska mötet avhandla för att nå resultat, vad görs på själva mötet
  • mötets deltagare – vilka ska delta och varför, kalla rätt personer för att lösa uppgiften/resultatet
  • mötets kallelse – skall gå ut i god tid innan mötet om möjligt
  • mötets underlag – vilka underlag behöver tas fram för att snabbt fatta beslut för att uppnå resultatet
  • mötets dagordning – distribueras till de som förväntas delta i god tid, var tydlig med syftet och förväntat resultat, skicka med deltagarförteckning
  • mötets lokal & utrustning – lokalen skall fungera för antalet deltagare, utrustningen som skall användas testas för funktionalitet
  • har jag glömt något – säkert men det kommer du kunna hantera ändå!

dagordning – hur skapar du den och hur arbetar du med en dagordning?

  • skicka ut en inbjudan/kallelse
  • i dagordningen som skickas med kallelsen skall framgå: syfte med mötet, förväntat resultat, plats och tidpunkt
  • boka tid som räcker till det ni behöver avhandla
  • begär acceptens för mötet och var tydlig med att de som tackar ja, har för avsikt att delta på hela mötet
  • fråga de som accepterat om de vill ha en egen punkt på dagordningen, ämne och tid för den
  • när du fått in acceptens och underlag från deltagarna kan du börja utforma dagordningen
  • avsätt tid även för att runda av varje punkt på dagordningen, riktmärke 5 minuter per punkt
  • skicka ut dagordningen till mötesdeltagarna senast 2 dagar före mötet
  • påminn om mötets syfte, förväntat resultat, plats och tidpunkt
  • skicka ut en deltagarförteckning och stäm av med punktägarna om tiden känns ok
  • skriv något positivt i påminnelsen, t ex tack för att du kommer till mötet och bidrar med din kunskap och ditt goda humör 🙂
  • på mötet kan du använda dagordningen som mötesplan
  • stäm av dagordningen med deltagarna så att alla är klara över innehåll och förväntat resultat
  • dagordningen skall inte vara för detaljerad, det behövs utrymme för förändringar
  • om tiden inte räcker till, stoppa ändå mötet på utsatt tid och boka nytt möte på plats för att avhandla kvarstående punkter
  • be deltagarna prioritera återstående punkter och deras tidsbehov
  • har jag glömt något – säkert men det kommer du att fixa kanon ändå!

Varifrån har jag fått ovanstående kunskap – på en helt underbar kurs om Effektiva möten.

Vill du veta mer? Kontakta mig!