Konfliktlösning = samarbeta!

Alla säger sig vilja samarbeta – det kan jag säga med säkerhet efter att ha deltagit i många projekt och hållit många kurser.

Samarbete förknippas med positiva värden som god kommunikation, respekt, hjälpsamhet, gemenskap och att se till bådas bästa.

Handen på hjärtat, är det en korrekt beskrivning av ditt beteende i svåra konflikter? Min gissning är att ditt svar oftast är nej.

Tricket är att se konflikten som ett gemensamt problem. I konflikter finns det hos var och en vad som brukar kallas behov och rädslor.

Konflikter drivs av sådant vi behöver och sådant vi oroar oss för och särskilt konfliktskapande blir det förstås om det vi behöver hindras av vad någon annan behöver eller om det vi oroar oss för är vad den andra vill.

Kamp kan bytas ut mot samarbete endast om man strävar efter att göra båda till vinnare.

En problemformulering som det alltid går att samarbeta kring är ”Hur ska vi båda få vad vi behöver och vill utan att utsättas för det vi oroar oss för?”

Värdiga avslut är viktiga!

Hur uppträder vi mot varandra när någon väljer att sluta sin anställning och hur kan vi genom värdighet vid avslut göra tidigare medarbetare till positiva ambassadörer för våra arbetsplatser?

”Att smutskasta någon som lämnar ditt företag säger mer om dig och företagets kultur än den som smutskastas”, skriver DM:s krönikör Elaine Breske Hirscher.

När någon av mina medarbetare säger upp sig för att gå vidare i sin karriär säger jag egentligen bara tre saker till honom eller henne:

”Tråkigt för oss!”
”Grattis och lycka till!”
”Välkommen tillbaka!”

Läs hela krönikan här: http://www2.proffice.se/artiklar/kronikor/elaine-breske-hirscher/2012/03/21/65906253/index.xml

Möten, del 4 av 4

Nu har vi talat om möten generellt, vi har berört några olika mötesverktyg och, hur du kan leda ett möte och idag är det dags för att avsluta mötet och vad händer sedan?

När du känner att mötet börjar avslutas är det viktigt att

  • du avslutar genom att upprepa vad ni talat om och vilka resultat och beslut som åstadkommits
  • ni tillsammans bestämmer nästa steg
  • ni dokumenterar VEM gör VAD och NÄR, upprättar en åtgärdslista helt enkelt
  • du ber deltagarna att reflektera över mötet och vad de har åstadkommit hittills
  • du berömmer deltagarna för deras engagemang och goda arbete
  • ni utvärderar mötet
  • du tackar deltagarna för deras insatser på mötet och för att de tog sig tid
  • du reflekterar över dina insatser som mötesledare – vad var bra och vad kan du förbättra
  • ni bokar tid för ett uppföljande möte

och när du har avslutat mötet och ni har skiljts åt är det viktigt att du distribuerar protokollet/minnesanteckningarna och åtgärdslistan så snart som möjligt, jag brukar skicka ut mötesdokumentationen inom 48 timmar.

Vill du veta mer om effektiva och väl genomförda möten? Tveka inte – kontakta mig gärna!

Har det hänt dig att du blivit missförstådd någon gång?

Har det hänt att du har framfört något och där budskapet inte gick fram? Spelar det någon roll för ditt ledarskap och för din verksamhet hur väl du kan föra fram dina budskap?

Det finns undersökningar som visar att vad du säger inte har så stor betydelse för hur mottagaren uppfattar ditt budskap? Det finns undersökningar som visar att själva orden har så lite som 7% betydelse av hela din kommunikation, ditt tonfall betyder mer, hela 38% och ditt kroppsspråk betyder ännu mer, hela 55% av din totala kommunikation är kopplat till ditt kroppsspråk.

Men kan det verkligen stämma att orden inte betyder mer än 7%?  Det finns ju lite olika bud om detta. Presenterar du ren fakta så är orden avgörande. Då du presenterar en idé, vill entusiasmera och skapa motivation är det  tonfall och kroppsspråk som är avgörande för hur vår kommunikation uppfattas, dvs hur mottagaren tar emot budskapet.

Vi vet också att skickliga kommunikatörer är kongruenta i sitt budskap, dvs att orden, tonfallet och kroppsspråket talar samma språk, att de hänger ihop. När vi är kongruenta med ord, röst och kropp blir vi kraftfulla i vår kommunikation. Budskapet går fram på det sätt som vi vill.

Vill du lära dig mer – boka in en kurs med mig Kommunikation – varför är det så viktigt?

Möten, del 3

Idag kommer del tre av mina tankar kring möten. Tankar som jag fått av praktisk erfarenhet av att jag under de senaste 20 åren har lett möten och från kurser om möten. Idag delar jag med mig av olika mötesverktyg, användningsområden för dessa och sedan hur du leder ett möte på – enligt mig – effektivt och meningsfullt sätt.

Det finns massor av verktyg att använda vid olika typer av möten (och i andra processer så klart) och jag kommer att beröra sju av dem:

  • Bikupan
    används för att snabbt få fram deltagarnas tankar och förslag
  • Fiskbensdiagrammet
    används för att identifiera orsaker till ett problem
  • Hjälpa eller stjälpa-modellen
    används för att identifiera vad som hjälper respektive sätter upp hinder för att nå framgång
  • Intressentmodellen
    används för att identifiera intressenterna och deras behov
  • Omvärldsmodellen
    används för att identifiera trender och händelser som kan påverka den process vi är i
  • Riskmodellen
    används för att identifiera risker, dess sannolikhet, dess konsekvenser och dess rangordning
  • Tankekartan
    används till att kartlägga allas tankar kring ett ämne eller frågeställning

Låt mig återkomma en annan dag för att mer i detalj beskriva ovanstående verktyg. Behöver du den detaljerade informationen direkt går det bra att e-posta mig så hjälper jag dig.

Många möten upplevs som onödiga och ineffektiva, så många som 75% anser att möten håller låg kvalitet och sällan känns meningsfulla och det hoppas jag att vi alla kan hjälpas åt att råda bot på för så vill vi ju inte ha det, eller hur?

När jag leder möten brukar jag göra på följande sätt:

  • inleder mötet med att stämma av mötets syfte och dagordning
  • klargör deltagarnas ansvar för mötet och förväntat resultat
  • frågar mötesdeltagarna vilka mötesregler de vill ha
  • försöker skapa och upprätthålla ett gott mötesklimat genom att visa lyhördhet, förhindra negativa beteenden och engagera alla (även de som inte säger något)
  • låter alla komma till tals, ger alla deltagare 1-2 minuter för att ge en kort statusrapport
  • använder mig av bikupan så ofta det fungerar (vilket tar udden av dominanta deltagare och låter alla komma till tals)
  • skapar tid för reflektion såväl individuellt och tillsammans
  • bryter för bensträckare ofta ca var 45 minut
  • använder mig av frågor för att skapa engagemang och delaktighet
  • i de frågor som visar sig behöva er tid än vi avsatt bokar vi ny tid på mötet för att avhandla den frågan separat
  • skapar resultat och fattar beslut gemensamt
  • håller tempot

och nu börjar mötet att närma sig sitt avslut. Hur gör jag då? Det får du läsa om på fredag! Tack för idag!

🙂

 

Möten, del 2

Idag delar jag med mig av inför mötet och dagordning:

inför mötet är mitt tips att du tittar igenom min checklista:

  • mötets syfte – vem vill vad (och kanske varför)
  • mötets förväntade resultat – förslag på handlingar som gör att resultatet kan uppnås
  • mötets uppgift – vad ska mötet avhandla för att nå resultat, vad görs på själva mötet
  • mötets deltagare – vilka ska delta och varför, kalla rätt personer för att lösa uppgiften/resultatet
  • mötets kallelse – skall gå ut i god tid innan mötet om möjligt
  • mötets underlag – vilka underlag behöver tas fram för att snabbt fatta beslut för att uppnå resultatet
  • mötets dagordning – distribueras till de som förväntas delta i god tid, var tydlig med syftet och förväntat resultat, skicka med deltagarförteckning
  • mötets lokal & utrustning – lokalen skall fungera för antalet deltagare, utrustningen som skall användas testas för funktionalitet
  • har jag glömt något – säkert men det kommer du kunna hantera ändå!

dagordning – hur skapar du den och hur arbetar du med en dagordning?

  • skicka ut en inbjudan/kallelse
  • i dagordningen som skickas med kallelsen skall framgå: syfte med mötet, förväntat resultat, plats och tidpunkt
  • boka tid som räcker till det ni behöver avhandla
  • begär acceptens för mötet och var tydlig med att de som tackar ja, har för avsikt att delta på hela mötet
  • fråga de som accepterat om de vill ha en egen punkt på dagordningen, ämne och tid för den
  • när du fått in acceptens och underlag från deltagarna kan du börja utforma dagordningen
  • avsätt tid även för att runda av varje punkt på dagordningen, riktmärke 5 minuter per punkt
  • skicka ut dagordningen till mötesdeltagarna senast 2 dagar före mötet
  • påminn om mötets syfte, förväntat resultat, plats och tidpunkt
  • skicka ut en deltagarförteckning och stäm av med punktägarna om tiden känns ok
  • skriv något positivt i påminnelsen, t ex tack för att du kommer till mötet och bidrar med din kunskap och ditt goda humör 🙂
  • på mötet kan du använda dagordningen som mötesplan
  • stäm av dagordningen med deltagarna så att alla är klara över innehåll och förväntat resultat
  • dagordningen skall inte vara för detaljerad, det behövs utrymme för förändringar
  • om tiden inte räcker till, stoppa ändå mötet på utsatt tid och boka nytt möte på plats för att avhandla kvarstående punkter
  • be deltagarna prioritera återstående punkter och deras tidsbehov
  • har jag glömt något – säkert men det kommer du att fixa kanon ändå!

Varifrån har jag fått ovanstående kunskap – på en helt underbar kurs om Effektiva möten.

Vill du veta mer? Kontakta mig!

Möten, del 1

Visste ni att så många som 75% av de som deltar på våra möten känner att mötena håller låg kvalitet och sällan känns meningsfulla. Vi tillbringar en hel del av vår tid i möten och tid är pengar för de flesta av våra organisationer. Då känns det viktigt att mötena är effektiva och meningsfulla.

En av de viktigaste parametrarna för att skapa effektiva och meningsfulla möten är att det finns en god möteskultur som grund. Vad menas med god möteskultur? Jo, att

  • syftet med mötet är tydligt
  • det finns en kommunicerad dagordning för mötet
  • alla kommer i tid till mötet och närvarar tills dess att mötet är avslutat

Det är också viktigt att de som deltar på mötet:

  • närvarar även mentalt
  • respekterar varandra
  • skapar dialog snarare än diskussion
  • reflekterar över resultatet
  • är delaktiga i besluten
  • tar ansvar för mötets beslut
  • genomför beslut
  • följer upp beslut
  • stänger av mobiltelefoner
  • stänger av datorer

Det låter som självklarheter, eller hur? men det är förvånansvärt ofta det inte uppfylls vilket skapar en känsla av låg kvalitet och meningslöshet. Möten kan vara mindre bra förberedda, genomförda och dessutom sakna en tydlig struktur för uppföljning av mötets resultat.

Under nästa vecka (måndag, onsdag och fredag) tänkte jag dela med mig av lite tips och tricks på hur jag arbetar med möten med syfte att få oss att känna dem effektiva och meningsfulla.

Måndag

  • inför mötet
  • hur du använder dig av dagordning
Onsdag
  • vilka verktyg finns och när använder jag dem
  • under mötet
Fredag
  • avsluta mötet
  • följa upp mötet
Häng gärna med :)!