Projektets organisation, del 3

Vilka ingår i en en projektgrupp?

Endast de personer som behövs för att utföra projektets uppgift skall ingå i projektgruppen och urvalet sker på de enskilda personernas kompetens och förmåga att samarbeta.

Vilka uppgifter åligger normalt projektgruppen:

  • Deltar på projektmöten.
  • Utför delegerade uppgifter
  • Planerar och organiserar egna uppgifter
  • Rapporterar till projektledaren
  • Följer projektets kvalitetsystem, metoder och rutiner

Projektets organisation, del 2

Projektledarens uppgifter är bl a:

  • är ansvarig för att planera och organisera projektet
  • är ansvarig för att projektmålet uppnås
  • delegerar och följer upp projektets aktiviteter
  • arbetar aktivt med konfliktlösning och problemlösning
  • kallar till och leder styrgruppsmöten och projektgruppsmöten
  • kommunicerar projektet och dess status till berörda intressenter
  • motiverar och engagerar projektets medlemmar

Projektledarens huvuduppgift är att leverera projektresultat till beställaren och att leda projektgruppen. Som projektledare verkar du som projektets vd och du behöver behärska grundläggande ledningsuppgifter.

Men det allra viktigaste och det som ibland glöms bort är att du behöver ha ett genuint intresse för människor och god kännedom om vad det är som får människor att komma till arbetet varje dag motiverade och engagerade.

Det är också viktigt att du känner till dina agna styrkor och svagheter och kunna leda dig själv. Goda ledaregenskaper räcker inte om du leder mot fel mål, med en ineffektiv metodik eller utan att kommunicera. Du behöver alltså förmågan att leverera användbara projektresultat.

Du skall alltså fungera väl i alla tänkbara situationer och sammanhang, med olika typer av människor och kommunikationsbehov.

Spännande och svårt men hur roligt som helst!

Lagarbete!

All verksamhet är ett lagarbete, man är alltid beroende av någon eller några andra för att verksamheten ska vara effektiv. När du sätter ihop medarbetare i team för att samarbeta hoppas du ju att teamets prestationer ska blir högre än summan av vad var och en hade kunnat utföra var för sig. Men det är inte självklart att det blir så?

Istället kan det hända att alla lutar sig lite tillbaka och hoppas på att någon annan ska ta ansvar. Och gör ingen annan det så kan man alltid gömma sig bakom att ”varför ska bara jag?” eller ”det är ju ingen annan heller som…”.

För att 1+1 verkligen ska bli mer än 2 gäller det att alla måste vilja anstränga sig lite grann för de andra i teamet. Vi måste frivilligt vilja offra oss för någon annans skull. Det är en av grundbultarna i ett gott teamarbete. Det är ditt ansvar som ledare att skapa förutsättningar för att alla skall vilja lite extra.

Vi människor är flockdjur och för att må bra behöver vi veta och känna att vi har en grupp som vi tillhör. Forskningen visar också att ”vi-känsla” gör att vi både blir mer angelägna om att nå våra egna mål samt mer angelägna om att hjälpa varandra att lyckas.

De som vi känner riktigt bra vill vi hjälpa och kan tänka oss att anstränga oss lite extra för. I det professionella är det ofta runt fikabordet som sådana nära relationer skapas. Småpratet om hur helgen har varit och om hur barnen mår är viktigt för att vi ska lära känna varandra och se varandra som människor.


Det som mäts blir gjort!

Ett projekt blir aldrig framgångsrikt endast på det projektteamet och dess medlemmar kan eller vet. Det är vad de gör – deras beteende – som spelar störst roll.

Med ett effektivt och modernt ledarskap kommer de flesta att göra det rätta. Det som mäts blir gjort. En lite sliten och tråkig sanning – men fortfarande en sanning.

För att veta vad ledarskapet skall innehålla i form av mätning, uppföljning och coaching – behöver målet vara tydligt. Inte bara för ledningen, utan för hela projektorganisationen. Tydlighet är viktigt!

Men – och här förvånansvärt ofta fel – vem sätter målbilden? Vem bestämmer vilken vision vi ska ha? Det gör ledningen, vem annars?

Den största utmaningen är att sätta samman målbilden med vad medarbetarna faktiskt gör. Här finns inga genvägar. Men – den målbild ledningen fastställer kommer att grundas på ledningsgruppens och dess medlemmars individuella grundvärderingar. Det vi i grunden tror på kommer att påverka vilka mål vi sätter upp. Och alla tror vi ju på någonting. Samsyn är viktigt!

Det är här det börjar. En kedja avgörande beståndsdelar för att skapa världens bästa projektkultur. Grundvärderingarna behöver fram tidigt för att uppnå det vi alla vill. Ledningens och medarbetarnas jämförs, och vi finner de gemensamma nämnarna. Ärlighet är viktigt!

Tänk dig att du ska bygga ett hus. Vad börjar börjar du med? Taket? Bottenvåningen? Föreställ dig att du byggt allting från start. Första våningen, andra våningen. Taket. Allting ser bra ut. Ett litet tag. Sedan upptäcker du att du behöver en källare. Vad gör du då?

Konfliktlösning = samarbeta!

Alla säger sig vilja samarbeta – det kan jag säga med säkerhet efter att ha deltagit i många projekt och hållit många kurser.

Samarbete förknippas med positiva värden som god kommunikation, respekt, hjälpsamhet, gemenskap och att se till bådas bästa.

Handen på hjärtat, är det en korrekt beskrivning av ditt beteende i svåra konflikter? Min gissning är att ditt svar oftast är nej.

Tricket är att se konflikten som ett gemensamt problem. I konflikter finns det hos var och en vad som brukar kallas behov och rädslor.

Konflikter drivs av sådant vi behöver och sådant vi oroar oss för och särskilt konfliktskapande blir det förstås om det vi behöver hindras av vad någon annan behöver eller om det vi oroar oss för är vad den andra vill.

Kamp kan bytas ut mot samarbete endast om man strävar efter att göra båda till vinnare.

En problemformulering som det alltid går att samarbeta kring är ”Hur ska vi båda få vad vi behöver och vill utan att utsättas för det vi oroar oss för?”

Balans!

Hur står det egentligen till med mig och människorna i min omgivning där vi (nästan) alla har arbeten vi älskar och en tendens att arbeta mycket och i perioder alldeles för mycket, tyvärr. Jag älskar mitt arbete – jag stormtrivs med att dela med mig av min kunskap och att på ett eller annat sätt motivera andra till att älska sitt arbete men mest av allt vill jag att de skall älska sig själv först. Balans!

Läs mer här: http://www.dagensmojligheter.se/artiklar/kronikor/elaine-breske-hirscher/2012/04/05/75689267/index.xml

Projektledare – en nyckelroll!

När det är ett litet projekt kan projektledaren själv genomföra hela uppdraget, men vanligare är att man jobbar i en projektgrupp bestående av personer med olika kompetenser.

Projektledarens arbetsuppgifter skiljer sig naturligtvis åt beroende på bransch och företag men gemensamt är att han eller hon är den sammanhållande länken som driver projektet och leder arbetet i projektgruppen. I rollen ingår att inspirera och uppmuntra deltagarna och att skapa ett kreativt arbetsklimat.

Förutom att leda projektmedarbetarna är planering och ekonomi viktiga delar av projektledarens arbete. Man organiserar arbetet så att resurserna används på ett bra sätt och ansvarar för resultatet blir som planerat.

Det är också projektledarens uppgift att planera i vilken ordning projektets olika delar ska genomföras. Man måste kunna förstå vad som behövs göras om något går snett och se till att projektet håller sig inom de uppställda målen i fråga om tid, kvalitet och ekonomi.

En bra projektledare är på samma gång kreativ och duktig på att samordna andras insatser. Förutom att gilla att planera och organisera ska man vara målinriktad, initiativkraftig och kunna göra flera saker samtidigt. Det är också viktigt att vara social och att kunna lyssna och uttrycka sig väl.

Projektledaren har i regel goda kunskaper inom det område som projektet handlar om men ibland kan projektledare tas in från något annat område, i syfte att tillföra projektet helt nya perspektiv.

Det är också allt vanligare att den som får ansvaret för stora projekt har projektledning som sitt yrke och använder sina kunskaper i ledarskap och projektorganisering för att leda projekt inom många olika områden.

Det finns som i alla andra yrken olika anställningsformer för projektledare. Vid mindre projekt kan en projektledare anställas för en viss tid men man kan också ha fast tjänst hos ett företag eller en organisation, med projektledning som en av arbetsuppgifterna.

Leda lika smart som en gås!

Är du lika smart som en gås? Det brukar ju heta dum som en gås men den här lilla historien kanske bevisar motsatsen.

Varje gås flyger med egna vingar, men genom att flyga i V-formation ökar flocken effekten med 71% jämfört med om varje fågel flög ensam. Människor som arbetar i gemensam riktning och har en känsla av samhörighet kommer fortare och lättare till målet, eftersom de får hjälp av andra.

Så snart en gås faller ur formationen, återtar den sin plats så fort som möjligt, för att dra nyttan av den framförvararande gåsens lyftkraft. Om vi vore lika smarta som gäss är, skulle vi snabbt inse att det är lättare att jobba i ett team som har ett gemensamt mål och själv också jobba för detta än att försöka skapa egna mål och vägar.

När ledargåsen blir trött, flyttar den bakåt i formationen och en annan gås intar ledarplatsen. Gott ledarskap innebär att man uppmärksammar teammedlemmarnas starka sidor och låter dem växeldra framåt.

Gässen i formationen skriker bakifrån för att heja på de främsta och hålla farten. När vi blir lika smarta som gässen kommer även vi att bistå och stödja varandra på detta sätt för när vi aktivt ger varandra feedback och beröm ger det energi till alla i teamet att upprätthålla framdriften.

Så det kanske är dags för oss att mynta ett nytt uttryck – smart som en gås 🙂!

Fem tips för god arbetsmiljö!

Generellt kan sägas att en bra arbetsmiljö kännetecknas av:

  • att uppleva trivsel, samvaro, vänskap
  • att kunna påverka och planera sitt eget arbete
  • att få möjlighet att lära sig nya saker och utvecklas
  • att kommunikationen är öppen och tydlig
  • att man respekterar varandra
  • att få variation för kropp och själ
  • att få feedback på det man gör och uppmuntras att förbättra
  • att ha kontroll, ligga steget före och undvika negativ stress
  • att risken för ohälsa och skador på grund av arbetet är liten
  • att kunna känna trygghet
  • att veta när man har gjort ett bra jobb
  • att veta vilket ansvar och vilka befogenheter man har
  • att få göra fel
  • att få hjälp och stöd

Fem tips som hjälper dig att uppnå en god arbetsmiljö med ditt ledarskap:

  1. Kommunicera, kommunicera och kommunicera.
  2. Arbeta aktivt med och kommunicera tydliga målbilder!
  3. Skapa delaktighet och laganda! Var en förebild för resten av gruppen. Överväg ditt agerande noggrant och se till att utgöra ett bra exempel.
  4. Arbeta aktivt med feedback. Tala med medarbetarna om deras prestation och hur den kan bli bättre. Till en början kanske inte alla blir glada av konstruktiv feedback, men när man lärt sig uppskatta feedback och tagit det till sig är det ett otroligt värdefullt verktyg.
  5. Var förberedd på hur du ska hantera konflikter. Var alltid ödmjuk och håll en aktiv, öppen dialog för att undvika större konflikter.

Lyckas som projektledare?!

Mitt tips är att alltid fokusera på människorna i projekten, inte tekniken eller processerna. Det är vi människor som är den viktigaste resursen. Det är vi som utvecklar processer och tekniker – inte tvärtom!

Lär känna dina projektmedarbetare och deras styrkor så att ni tillsammans kan utveckla dem och kombinera era styrkor på rätt sätt – på så sätt skapas supereffektiva och högpresterande team som är motiverade och känner stolthet.

Beröm och tacka dina medarbetare ofta!

Ta dig tid för att ta en fika, att spontanmötas och att fokusera på de mindre bitarna.

Se till att alla jobbar så lite övertid som möjligt – en sund balans mellan privat- och arbetsliv skapar nöjda medarbetare. Nöjda medarbetare mår bättre och det i sig gör att de presterar bättre.

Ha tydliga mål och delmål och fira ordentligt varje gång ni når dem.