Konfliktskola a la Prevent :)

Vad är då en konflikt? En vanlig definition är när en eller två parter tror att det som den ena vill är oförenligt med vad den andra vill.

En konflikt på arbetsplatsen behöver inte nödvändigtvis vara någonting dåligt. I själva verket är det helt normalt med diskussioner och meningsskiljaktigheter kollegor emellan, och om alla tyckte likadant skulle verksamhetens utveckling kunna avstanna. Men en konflikt på jobbet som hanteras dåligt — eller inte alls — kan också utvecklas till dåligt arbetsklimat, otrygghet hos de anställda och i förlängningen ohälsa.

En arbetsplatskonflikt kan kosta enorma summor för arbetsplatsen. De stora kostnaderna kommer till följd av sämre arbetsprestationer eller helt uteblivna arbetsresultat, inte bara för parterna i konflikten utan även för alla runt omkring. Oförmåga i en organisation att hantera dolda eller öppna konflikter tar mycket kraft som skulle kunna användas till arbetslust och utveckling.

Vanliga situationer när konflikter uppkommer
– Fusioner och omorganisationer
– När företagets ekonomi försämras
– Otydlighet i organisation, mål och krav
– Hög stress och stor arbetsbörda

Metoder för konflikthantering
Vi kan urskilja fem vanliga metoder för hantering av konflikter:

Undvikande — innebär att inte göra någonting alls, och fungerar bäst när båda parterna bedöms kapabla att lösa konflikten på egen hand. Om undvikande används för ofta finns dock risk att många konflikter stannar på ytan.

Anpassning — kan användas om frågan uppfattas som väldigt viktig av ena parten men inte av den andra, och innebär att ena parten ”ger med sig” i konflikten.

Konkurrent/betvingande — innebär att ”peka med hela handen” och är effektiv när arbetsresultatet är viktigare än relationerna och när impopulära men väl genomtänkta förändringar ska genomföras. Neddragningar är ett sådant exempel.

Kompromiss — när två jämbördiga parter har lika mycket att vinna och förlora, och det finns ett tydligt sakinnehåll i frågan, kan en kompromiss – eller förhandling – vara en effektiv konflikthantering.

Samverkan/problemlösning — går ut på att ta ett större grepp och verkligen lösa problemet en gång för alla. En förutsättning är att alla parter ser konflikten som ett gemensamt problem och vill lösa den så att alla blir nöjda.

 

För mer info gå in på prevent.se 

Arbetsmiljö – vad är det?

Generellt kan sägas att en bra arbetsmiljö kännetecknas av

– Att uppleva trivsel, samvaro, vänskap

– Att kunna påverka och planera sitt eget arbete

– Att få möjlighet att lära sig nya saker och utvecklas

– Att kommunikationen är öppen och tydlig

– Att man respekterar varandra

– Att få variation för kropp och själ

– Att få feedback på det man gör och uppmuntras att förbättra

– Att ha kontroll, ligga steget före och undvika negativ stress

– Att risken för ohälsa och skador på grund av arbetet är liten

– Att kunna känna trygghet

– Att veta när man har gjort ett bra jobb

– Att veta vilket ansvar och vilka befogenheter man har

– Att få göra fel

– Att få hjälp och stöd

och självklart finns fler punkter att lägga till här.

Tips som hjälper dig att uppnå en god arbetsmiljö med ditt ledarskap:

  • Kommunicera, kommunicera och kommunicera.
  • Skapa och kommunicera tydliga målbilder.
  • Skapa delaktighet och laganda.
  • Var en förebild för resten av gruppen. Var tillgänglig!
  • Arbeta aktivt med feedback. Tala med medarbetarna om deras prestation och hur den kan bli bättre. Be medarbetarna ge dig feedback. Till en början kanske inte alla blir glada av konstruktiv feedback, men när man lärt sig uppskatta feedback och tagit det till sig är det ett otroligt värdefullt verktyg.
  • Ge bekräftelse och beröm när det finns minsta möjlighet till det. Den skal vara ärlig, specifik och individuell.
  • Var förberedd på hur du ska hantera konflikter. Var alltid ödmjuk och håll en aktiv, öppen dialog för att undvika större konflikter.
  • Ha kontinuerliga medarbetar-/utvecklingssamtal (inte bara en gång om året alltså).
  • Samla alla till regelbundna arbetsmiljömöten.
  • Skriv veckobrev som innehåller vad som hänt under veckan och vad som komma skall nästkommande vecka.

och det finns självklart andra saker som du kan göra också men dessa tips är superenkla att arbeta in i vardagen och gör skillnad för arbetsmiljön relativt snabbt!

_Elaine015_Final_Fin

Nobbad? Mobbad? (repris)

Den här krönikan skrev jag för drygt ett år sedan till dagensmojligheter.se men den känns lika aktuell idag.

Hur mår du? Är du mobbad eller kanske nobbad? Den senaste tiden har jag lusläst mängder av artiklar och utredningar om ett för mig nytt begrepp – att bli nobbad på den befintliga arbetsplatsen. Känner du till det begreppet? När jag läser om det så ser jag att bli nobbad tangerar att bli mobbad.

Att jag stötte på begreppet är att jag tyvärr den senaste tiden har fått många e-postmeddelanden från människor som mår alldeles på tok för dåligt på sina arbetsplatser på grund av att de känner sig utanför gemenskapen, att de inte känner sig som en del av företaget, att de känner sig mobbade och motarbetade och att deras kompetens nobbas och de undrade om jag hade några tips och råd till dem.

Hur de skulle kunna ta sig ur den tråkiga känslan de går runt med? Och jag blev nyfiken och ville som vanligt lära mig mer och varför blir det så? Har du blivit nobbad?

Vi har alla ett stort behov av att känna sig betydelsefulla, bekräftade och kompetenta – det är ett grundläggande behov hos oss människor. Att vi som personer och vår kompetens tas till vara på och att vi behandlas med respekt. Vi vill känna att vi bidrar på arbetsplatsen och att vi är accepterade av våra chefer och kollegor.

Att bli nobbad innebär att man känner precis motsatsen. Känslan av att stå utanför, känslan av att bli motarbetade, känslan av att vara överflödig och egna funderingar på varför man överhuvudtaget rekryterats till företaget är tydliga tecken på att du är nobbad.

Att den tjänst du rekryterades till bara finns på papper och inte i verkligheten är också ett tydligt tecken på att du nobbas. Att din roll inte kommunicerats ut tydligt i organisationen ett annat tecken. Att du trots ihärdiga försök inte får den hjälp du har rätt att kräva av din chef är också ett tecken på att du är nobbat. Att du mer eller mindre blir ignorerad är också ett tecken. Det finns naturligtvis fler tecken än de jag berättar om här.

I stort sett kan vem som helst bli nobbad
 och det kan uppstå när som helst – när du är nyanställd, när du får en ny tjänst inom samma företag (läs befordras), när du har varit på föräldraledighet, när du har varit ute på längre uppdrag och det kan starta med så enkla saker saker som att du bokar in ett säljmöte och någon annan anser sig äga rätten till det mötet eller den kunden, det kan handla om att du blir ”kompis” med fel person på arbetsplatsen, att du sätter dig på ”fel” mötesstol eller att du helt enkelt tar dig ”friheten” att tala på möten där det inte förväntas att du talar.

På arbetsplatser med många starka informella (eller formella för den delen) ledare kan modet att stå upp för de egna åsikterna vara den utlösande faktorn. Och i andra fall räcker det med att vara ambitiös, driven och duktig för att reta kollegerna.

På arbetsplatser med ett starkt revirtänkande är nobbning mer en regel än ett undantag. På dessa arbetsplatser skapas ofta ett kluster av ledare (formella och informella) som anser sig ha rätten att vara enväldiga domare över vad som är rätt och vad som är fel och de nobbar gärna för att bibehålla sin ”makt”.

Som chefer och ledare har vi ett stort ansvar när det gäller att bryta destruktiva mönster genom att ta tag i de medarbetare som nobbar och fryser ut men tyvärr är det ofta så att chefer låter de som nobbar hålla på och den som blir nobbad får själv allt ansvar för den uppkomna situationen och för att förändra den. Känner ni igen parallellerna från mobbning?

Du själv har givetvis ett eget ansvar men när du känner att du har gjort allt du kan för att bli en del av företaget och du ändå känner som jag beskriver ovan – Ja, då mår du mer än lovligt dåligt anser jag. Din närmaste chef har ett mer formellt ansvar för att du ska må bra och det vill sig till att han eller hon tar det ansvaret på allvar.

Om ledningen har en ”låt gå” eller ”jag låter bli att ta tag i”-mentalitet (lite som jag skriver om ovan) så förvärras bara situationen, nobbningen kvarstår och uppstår gång på gång så snart det är någon som inte passar in i ”klustrets” syn på hur saker och ting skall vara och företaget förlorar duktiga medarbetare när nobbarna på så sätt får accept för sitt nobbande beteende.

Är du nobbad? Börja med att tala med din chef och be om hjälp och om det inte hjälper – Sök dig vidare, lämna den nobbande arbetsplatsen! Acceptera att du inte kan förändra arbetsplatser som inte vill förändras. Det finns andra arbetsplatser för dig där du, ditt engagemang och din kompetens behövs bättre och där du som person blir en självklar del av gänget. Det är ingen idé att gå och må dåligt på din arbetsplats – du riskerar att skada din självkänsla och att bli sjukskriven.

Kämpa på! Och du – det finns en plats för alla som känns helt rätt och är helt rätt! Det är så det ska vara!

Erkänn krisen och du kan lösa den!

En kriskommunikationsplan handlar om att berätta hur och vem som kommunicerar vad och till vem i händelse av kris; du måste tydligt ange vem som har hand om vilka områden och hur det ska gå till. Det är viktigt att de personerna som blir ansvariga har rätt kompetens i områdena som krisen verkar i – din kriskommunikationsplan måste anpassas till företaget och för att kunna göra det är det viktigt att du känner din organisation väl.

Läs mer: http://socialamedier.me/2013/04/12/sa-overlever-du-krisen-pa-foretaget/

Veckans tips! Träna din självkänsla och ta dig själv inte på för stort allvar!

Många gånger läser vi saker som någon har skrivit eller vi tycker oss höra något i vad någon som säger och tolkar in att det handlar om oss själva när det inte alls gör det. Ibland handlar det inte ens om någon speciell utan vår omgivning talar i generella termer. Om du tar åt dig av något som inte är riktat direkt mot dig tyder det ofta på mycket låg självkänsla. Vad innebär då det?

På Wikipedia kan du läsa att:

Självkänsla eller självuppfattning är den självkännedom som handlar om uppfattningen man har om sig själv och den man är. Dålig självkänsla kan både vara att under- och överskatta sin person eller kapacitet, och behöver hållas isär från begreppet självförtroende som har med prestationer att göra.

God självkänsla är att veta vad man faktiskt går för. Det ska också hållas isär från självuppskattning, som handlar om att acceptera och tycka om sig själv. Att ha dålig och låg självkänsla kallas mindervärdeskomplet eller självförkastelse, vilket är mycket destruktivt för personen i livet.

Dålig och förhöjd självkänsla kan yttra sig som storhetsvansinne eller narcissistisk personlighetsstyrning, eller som ett accentuerat personlighetsdrag av narcissism, vilka kännetecknas av att personen inte inser sina begränsningar och inte har en sann bild av sina förmågor. Att utveckla god självkänsla innebär att skapa en objektiv uppfattning om sig själv, på gott och ont.

En viktig komponent i självkänslan är förmågan att hävda dig själv under möten med andra. Förmågan till självhävdelse ingår i det bredare begreppet känslomässig intelligens. God självhävdelse syftar inte till förmågan att hävda sig till en bekostnad av andra, utan att säkerställa en balanserad maktfördelning mellan de inblandade parterna.

Så mitt tips till dig är att träna din självkänsla och försök låta bli att ta dig själv på alldeles för stort allvar! Om andra pratar eller vad andra skriver handlar ytterst sällan om dig.

Konfliktlösning, en modell…

Konflikter handlar mycket om känslor, om missförstånd och bristande kommunikation.

Oavsett om du och den du har konflikten kan lösa den själv eller tar in en hjälpande förhandlande part för att lösa konflikten går det utmärkt att använda sig av nedanstående modell. Modellen är en sammanfattning av konfliktskola del 1-4 (tidigare publicerad på sajten) och även en favorit i repris då jag tidigare publicerat den i annat inlägg.

Modellen består av sju steg och den ser ut såhär:

  1. Att identifiera och definiera problemet: Formulera problemet så att det inte uttrycker klander eller nedvärdering. Jag-budskap är alltid det mest verkningsfulla sättet att formulera ett problem. Du ska med andra ord utgå ifrån hur de själv känner och tänker.

    Be sedan motparten beskriva sin syn och sina känslor inför problemet. Lyssna aktivt, dvs låt denne tala till punkt, försök att förstå motparten och ställ kontrollfrågor för att se till att du inte missförstått något. Motpartens formulering av problemet kan leda till att du ser allting i ett nytt ljus. Du får dock inte ge för svagt uttryck för dina egna känslor. Om du gör det kanske motparten inte är särskilt motiverad att göra något åt problemet.

    Innan ni går vidare till steg 2, bör ni vara säkra på att båda parter accepterar definitionen av problemet. Förvissa dig att motparten har förstått att ni ska söka efter en lösning som kan tillgodose bådas behov – en lösning sådan att ingen kommer att förlora.

  2. Att komma med olika förslag till lösning: Det är ofta svårt att finna en bra lösning omedelbart. Be motparten om förslag först – du kommer också att få tillfälle att föreslå egna lösningar.
  3. Använd aktivt lyssnande och respektera motpartens idéer. Försök att få fram ett antal tänkbara lösningar, innan ni värderar eller diskuterar någon speciell.
  4. Att värdera de olika lösningarna: Här gäller det att tänka kritiskt och vara så uppriktig som möjligt. Även här är aktivt lyssnade viktigt.
  5. Att fatta ett beslut: En gemensam överenskommelse om en lösning är nödvändig. Ni bör formulera lösningen för att förvissa er om att ni båda är klara över vad ni ska besluta. Gör inte misstaget att försöka övertala eller utöva påtryckningar på motparten om en viss lösnings fördelar. Om inte motparten känner sig fri att välja en lösning, som han/hon kan acceptera, finns det risk att inget händer.
  6. Att genomföra lösningen: Omedelbart efter att ni kommit överens om en lösning, är det i regel nödvändigt att diskutera hur den ska genomföras. Vem ska göra vad och när?  Om motparten inte fullföljer sin del av överenskommelsen bör du konfrontera denne med jag-budskap. Undvik fallgropen att ständigt påminna motparten om att göra vissa uppgifter – denne blir då beroende av dina påminnelser istället för att ta ansvar för sitt eget beteende.
  7. Att genomföra en uppföljande värdering av beslutet: Ibland kommer ni att märka att det finns svagheter i era lösningar. Ni bör båda ha klart för er att lösningar alltid kan revideras, men att ingen av er godtyckligt kan ändra ett beslut. Ni måste gemensamt komma överens om alla förändringar – precis som ni tillsammans kom fram till det ursprungliga beslutet.

Även om du väljer att följa stegen ovan var väl medveten om att den bästa metoden för framgångsrik problemlösning är aktivt lyssnande, klara och uppriktiga budskap, tillit, respekt för andras behov, öppenhet för ny fakta och uthållighet.

Med “aktivt lyssnande” menas att man kontrollerar att man korrekt förstått motpartens behov och synpunkter, genom egna omformuleringar, kontroll att motparten håller med om att du korrekt formulerat dennes synpunkt, och att ställa kontrollfrågor för att säkert förstå vad motparten menar.

Glöm heller inte att skilja på person och prestation!

Konfliktlösning!

Hur löser du konflikter? Sopar du dem under mattan? Tar du tag i dem?

Det bästa sättet att lösa konflikter är att se konflikten som en uppgift att lösa tillsammans snarare än en tävling där vi försöker vinna över varandra.

En respektfull inställning till varandra underlättar alltid konfliktlösning. Att lösa en konflikt innebär inte alltid att vi delar samma åsikt men det innebär alltid att vi respekterar varandras åsikt.

En olöst konflikt leder sällan till något bra. En löst konflikt leder ofta till en bättre relation och ett positivt samarbetsklimat.

I morgon kommer jag skriva om en konfliktlösningsmodell som jag brukar använda mig av med min personal eller i mina projekt.

🙂 Elaine

 

Projektets organisation, del 2

Projektledarens uppgifter är bl a:

  • är ansvarig för att planera och organisera projektet
  • är ansvarig för att projektmålet uppnås
  • delegerar och följer upp projektets aktiviteter
  • arbetar aktivt med konfliktlösning och problemlösning
  • kallar till och leder styrgruppsmöten och projektgruppsmöten
  • kommunicerar projektet och dess status till berörda intressenter
  • motiverar och engagerar projektets medlemmar

Projektledarens huvuduppgift är att leverera projektresultat till beställaren och att leda projektgruppen. Som projektledare verkar du som projektets vd och du behöver behärska grundläggande ledningsuppgifter.

Men det allra viktigaste och det som ibland glöms bort är att du behöver ha ett genuint intresse för människor och god kännedom om vad det är som får människor att komma till arbetet varje dag motiverade och engagerade.

Det är också viktigt att du känner till dina agna styrkor och svagheter och kunna leda dig själv. Goda ledaregenskaper räcker inte om du leder mot fel mål, med en ineffektiv metodik eller utan att kommunicera. Du behöver alltså förmågan att leverera användbara projektresultat.

Du skall alltså fungera väl i alla tänkbara situationer och sammanhang, med olika typer av människor och kommunikationsbehov.

Spännande och svårt men hur roligt som helst!

Våga vara du!

Jag är av den enkla uppfattningen att människor alltid kommer att ha åsikter om det jag gör eller säger. Jag kommer aldrig att kunna kontrollera min omvärlds reaktioner och deras sätt att värdera mina handlingar.

Det jag däremot kan ta ansvar över, är i vilken utsträckning jag agerar utifrån vänlighet, lugn, kärlek, och medmänsklighet, eller om jag gör det jag gör baserat på frustration, stress, ilska, oro eller någon annan typ av dränerande tillstånd.

När vi agerar utifrån de förstnämnda tillstånden kommer det fortfarande finnas människor som inte är nöjda med vårt sätt att agera, men risken för att vi blir stämplade för livet är betydligt mindre.

Samtidigt så kan du med stor säkerhet också känna dig lugn med att en person som blir missnöjd med ett vänlig bemötande inte kommer att framstå som speciellt trovärdig.

Det budskap som jag bär med mig med samma starka övertygelse som vetskapen om vad jag heter, är att mår jag bra, så kan det bara bli bra.

Våga vara du!