Idag kommer del tre av mina tankar kring möten. Tankar som jag fått av praktisk erfarenhet av att jag under de senaste 20 åren har lett möten och från kurser om möten. Idag delar jag med mig av olika mötesverktyg, användningsområden för dessa och sedan hur du leder ett möte på – enligt mig – effektivt och meningsfullt sätt.

Det finns massor av verktyg att använda vid olika typer av möten (och i andra processer så klart) och jag kommer att beröra sju av dem:

• Bikupan
  används för att snabbt få fram deltagarnas tankar och förslag
• Fiskbensdiagrammet
  används för att identifiera orsaker till ett problem
• Hjälpa eller stjälpa-modellen
  används för att identifiera vad som hjälper respektive sätter upp hinder för att nå framgång
• Intressentmodellen
  används för att identifiera intressenterna och deras behov
• Omvärldsmodellen
  används för att identifiera trender och händelser som kan påverka den process vi är i
• Riskmodellen
  används för att identifiera risker, dess sannolikhet, dess konsekvenser och dess rangordning
• Tankekartan
  används till att kartlägga allas tankar kring ett ämne eller frågeställning

Låt mig återkomma en annan dag för att mer i detalj beskriva ovanstående verktyg. Behöver du den detaljerade informationen direkt går det bra att e-posta mig så hjälper jag dig.

Många möten upplevs som onödiga och ineffektiva, så många som 75% anser att möten håller låg kvalitet och sällan känns meningsfulla och det hoppas jag att vi alla kan hjälpas åt att råda bot på för så vill vi ju inte ha det, eller hur?

När jag leder möten brukar jag göra på följande sätt:

• inleder mötet med att stämma av mötets syfte och dagordning
• klargör deltagarnas ansvar för mötet och förväntat resultat
• frågar mötesdeltagarna vilka mötesregler de vill ha
• försöker skapa och upprätthålla ett gott mötesklimat genom att visa lyhördhet, förhindra negativa beteenden och engagera alla (även de som inte säger något)
• låter alla komma till tals, ger alla deltagare 1-2 minuter för att ge en kort statusrapport
• använder mig av bikupan så ofta det fungerar (vilket tar udden av dominanta deltagare och låter alla komma till tals)
• skapar tid för reflektion såväl individuellt och tillsammans
• bryter för bensträckare ofta ca var 45 minut
• använder mig av frågor för att skapa engagemang och delaktighet
• i de frågor som visar sig behöva er tid än vi avsatt bokar vi ny tid på mötet för att avhandla den frågan separat
• skapar resultat och fattar beslut gemensamt
• håller tempot

och nu börjar mötet att närma sig sitt avslut. Hur gör jag då? Det får du läsa om på fredag! Tack för idag!

🙂