Möten, del 2

Idag delar jag med mig av inför mötet och dagordning:

inför mötet är mitt tips att du tittar igenom min checklista:

  • mötets syfte – vem vill vad (och kanske varför)
  • mötets förväntade resultat – förslag på handlingar som gör att resultatet kan uppnås
  • mötets uppgift – vad ska mötet avhandla för att nå resultat, vad görs på själva mötet
  • mötets deltagare – vilka ska delta och varför, kalla rätt personer för att lösa uppgiften/resultatet
  • mötets kallelse – skall gå ut i god tid innan mötet om möjligt
  • mötets underlag – vilka underlag behöver tas fram för att snabbt fatta beslut för att uppnå resultatet
  • mötets dagordning – distribueras till de som förväntas delta i god tid, var tydlig med syftet och förväntat resultat, skicka med deltagarförteckning
  • mötets lokal & utrustning – lokalen skall fungera för antalet deltagare, utrustningen som skall användas testas för funktionalitet
  • har jag glömt något – säkert men det kommer du kunna hantera ändå!

dagordning – hur skapar du den och hur arbetar du med en dagordning?

  • skicka ut en inbjudan/kallelse
  • i dagordningen som skickas med kallelsen skall framgå: syfte med mötet, förväntat resultat, plats och tidpunkt
  • boka tid som räcker till det ni behöver avhandla
  • begär acceptens för mötet och var tydlig med att de som tackar ja, har för avsikt att delta på hela mötet
  • fråga de som accepterat om de vill ha en egen punkt på dagordningen, ämne och tid för den
  • när du fått in acceptens och underlag från deltagarna kan du börja utforma dagordningen
  • avsätt tid även för att runda av varje punkt på dagordningen, riktmärke 5 minuter per punkt
  • skicka ut dagordningen till mötesdeltagarna senast 2 dagar före mötet
  • påminn om mötets syfte, förväntat resultat, plats och tidpunkt
  • skicka ut en deltagarförteckning och stäm av med punktägarna om tiden känns ok
  • skriv något positivt i påminnelsen, t ex tack för att du kommer till mötet och bidrar med din kunskap och ditt goda humör 🙂
  • på mötet kan du använda dagordningen som mötesplan
  • stäm av dagordningen med deltagarna så att alla är klara över innehåll och förväntat resultat
  • dagordningen skall inte vara för detaljerad, det behövs utrymme för förändringar
  • om tiden inte räcker till, stoppa ändå mötet på utsatt tid och boka nytt möte på plats för att avhandla kvarstående punkter
  • be deltagarna prioritera återstående punkter och deras tidsbehov
  • har jag glömt något – säkert men det kommer du att fixa kanon ändå!

Varifrån har jag fått ovanstående kunskap – på en helt underbar kurs om Effektiva möten.

Vill du veta mer? Kontakta mig!

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google+-foto

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s