Idag delar jag med mig av inför mötet och dagordning:

inför mötet är mitt tips att du tittar igenom min checklista:

• mötets syfte – vem vill vad (och kanske varför)
• mötets förväntade resultat – förslag på handlingar som gör att resultatet kan uppnås
• mötets uppgift – vad ska mötet avhandla för att nå resultat, vad görs på själva mötet
• mötets deltagare – vilka ska delta och varför, kalla rätt personer för att lösa uppgiften/resultatet
• mötets kallelse – skall gå ut i god tid innan mötet om möjligt
• mötets underlag – vilka underlag behöver tas fram för att snabbt fatta beslut för att uppnå resultatet
• mötets dagordning – distribueras till de som förväntas delta i god tid, var tydlig med syftet och förväntat resultat, skicka med deltagarförteckning
• mötets lokal & utrustning – lokalen skall fungera för antalet deltagare, utrustningen som skall användas testas för funktionalitet
• har jag glömt något – säkert men det kommer du kunna hantera ändå!

dagordning – hur skapar du den och hur arbetar du med en dagordning?

• skicka ut en inbjudan/kallelse
• i dagordningen som skickas med kallelsen skall framgå: syfte med mötet, förväntat resultat, plats och tidpunkt
• boka tid som räcker till det ni behöver avhandla
• begär acceptens för mötet och var tydlig med att de som tackar ja, har för avsikt att delta på hela mötet
• fråga de som accepterat om de vill ha en egen punkt på dagordningen, ämne och tid för den
• när du fått in acceptens och underlag från deltagarna kan du börja utforma dagordningen
• avsätt tid även för att runda av varje punkt på dagordningen, riktmärke 5 minuter per punkt
• skicka ut dagordningen till mötesdeltagarna senast 2 dagar före mötet
• påminn om mötets syfte, förväntat resultat, plats och tidpunkt
• skicka ut en deltagarförteckning och stäm av med punktägarna om tiden känns ok
• skriv något positivt i påminnelsen, t ex tack för att du kommer till mötet och bidrar med din kunskap och ditt goda humör 🙂
• på mötet kan du använda dagordningen som mötesplan
• stäm av dagordningen med deltagarna så att alla är klara över innehåll och förväntat resultat
• dagordningen skall inte vara för detaljerad, det behövs utrymme för förändringar
• om tiden inte räcker till, stoppa ändå mötet på utsatt tid och boka nytt möte på plats för att avhandla kvarstående punkter
• be deltagarna prioritera återstående punkter och deras tidsbehov
• har jag glömt något – säkert men det kommer du att fixa kanon ändå!

Varifrån har jag fått ovanstående kunskap – på en helt underbar kurs om Effektiva möten.

Vill du veta mer? Kontakta mig!