Möten, del 2

Idag delar jag med mig av inför mötet och dagordning:

inför mötet Àr mitt tips att du tittar igenom min checklista:

  • mötets syfte – vem vill vad (och kanske varför)
  • mötets förvĂ€ntade resultat – förslag pĂ„ handlingar som gör att resultatet kan uppnĂ„s
  • mötets uppgift – vad ska mötet avhandla för att nĂ„ resultat, vad görs pĂ„ sjĂ€lva mötet
  • mötets deltagare – vilka ska delta och varför, kalla rĂ€tt personer för att lösa uppgiften/resultatet
  • mötets kallelse – skall gĂ„ ut i god tid innan mötet om möjligt
  • mötets underlag – vilka underlag behöver tas fram för att snabbt fatta beslut för att uppnĂ„ resultatet
  • mötets dagordning – distribueras till de som förvĂ€ntas delta i god tid, var tydlig med syftet och förvĂ€ntat resultat, skicka med deltagarförteckning
  • mötets lokal & utrustning – lokalen skall fungera för antalet deltagare, utrustningen som skall anvĂ€ndas testas för funktionalitet
  • har jag glömt nĂ„got – sĂ€kert men det kommer du kunna hantera Ă€ndĂ„!

dagordning – hur skapar du den och hur arbetar du med en dagordning?

  • skicka ut en inbjudan/kallelse
  • i dagordningen som skickas med kallelsen skall framgĂ„: syfte med mötet, förvĂ€ntat resultat, plats och tidpunkt
  • boka tid som rĂ€cker till det ni behöver avhandla
  • begĂ€r acceptens för mötet och var tydlig med att de som tackar ja, har för avsikt att delta pĂ„ hela mötet
  • frĂ„ga de som accepterat om de vill ha en egen punkt pĂ„ dagordningen, Ă€mne och tid för den
  • nĂ€r du fĂ„tt in acceptens och underlag frĂ„n deltagarna kan du börja utforma dagordningen
  • avsĂ€tt tid Ă€ven för att runda av varje punkt pĂ„ dagordningen, riktmĂ€rke 5 minuter per punkt
  • skicka ut dagordningen till mötesdeltagarna senast 2 dagar före mötet
  • pĂ„minn om mötets syfte, förvĂ€ntat resultat, plats och tidpunkt
  • skicka ut en deltagarförteckning och stĂ€m av med punktĂ€garna om tiden kĂ€nns ok
  • skriv nĂ„got positivt i pĂ„minnelsen, t ex tack för att du kommer till mötet och bidrar med din kunskap och ditt goda humör 🙂
  • pĂ„ mötet kan du anvĂ€nda dagordningen som mötesplan
  • stĂ€m av dagordningen med deltagarna sĂ„ att alla Ă€r klara över innehĂ„ll och förvĂ€ntat resultat
  • dagordningen skall inte vara för detaljerad, det behövs utrymme för förĂ€ndringar
  • om tiden inte rĂ€cker till, stoppa Ă€ndĂ„ mötet pĂ„ utsatt tid och boka nytt möte pĂ„ plats för att avhandla kvarstĂ„ende punkter
  • be deltagarna prioritera Ă„terstĂ„ende punkter och deras tidsbehov
  • har jag glömt nĂ„got – sĂ€kert men det kommer du att fixa kanon Ă€ndĂ„!

VarifrĂ„n har jag fĂ„tt ovanstĂ„ende kunskap – pĂ„ en helt underbar kurs om Effektiva möten.

Vill du veta mer? Kontakta mig!

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka pÄ en ikon för att logga in:

WordPress.com-logga

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google-foto

Du kommenterar med ditt Google-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.