Möten, del 1

Visste ni att så många som 75% av de som deltar på våra möten känner att mötena håller låg kvalitet och sällan känns meningsfulla. Vi tillbringar en hel del av vår tid i möten och tid är pengar för de flesta av våra organisationer. Då känns det viktigt att mötena är effektiva och meningsfulla.

En av de viktigaste parametrarna för att skapa effektiva och meningsfulla möten är att det finns en god möteskultur som grund. Vad menas med god möteskultur? Jo, att

  • syftet med mötet är tydligt
  • det finns en kommunicerad dagordning för mötet
  • alla kommer i tid till mötet och närvarar tills dess att mötet är avslutat

Det är också viktigt att de som deltar på mötet:

  • närvarar även mentalt
  • respekterar varandra
  • skapar dialog snarare än diskussion
  • reflekterar över resultatet
  • är delaktiga i besluten
  • tar ansvar för mötets beslut
  • genomför beslut
  • följer upp beslut
  • stänger av mobiltelefoner
  • stänger av datorer

Det låter som självklarheter, eller hur? men det är förvånansvärt ofta det inte uppfylls vilket skapar en känsla av låg kvalitet och meningslöshet. Möten kan vara mindre bra förberedda, genomförda och dessutom sakna en tydlig struktur för uppföljning av mötets resultat.

Under nästa vecka (måndag, onsdag och fredag) tänkte jag dela med mig av lite tips och tricks på hur jag arbetar med möten med syfte att få oss att känna dem effektiva och meningsfulla.

Måndag

  • inför mötet
  • hur du använder dig av dagordning
Onsdag
  • vilka verktyg finns och när använder jag dem
  • under mötet
Fredag
  • avsluta mötet
  • följa upp mötet
Häng gärna med :)!

 

Konfliktskola, del 5

Konflikter handlar mycket om känslor, om missförstånd och bristande kommunikation. Oavsett om du och den du har konflikten kan lösa den själv eller tar in en hjälpande förhandlande part för att lösa konflikten går det utmärkt att använda sig av nedanstående modell. Modellen är en sammanfattning av konfliktskola del 1-4 och även en favorit i repris då jag tidigare publicerat den i annat inlägg.

Modellen består av sju steg och den ser ut såhär:

  1. Att identifiera och definiera problemet: Formulera problemet så att det inte uttrycker klander eller nedvärdering. Jag-budskap är alltid det mest verkningsfulla sättet att formulera ett problem. Du ska med andra ord utgå ifrån hur de själv känner och tänker. Be sedan motparten beskriva sin syn och sina känslor inför problemet. Lyssna aktivt, dvs låt denne tala till punkt, försök att förstå motparten och ställ kontrollfrågor för att se till att du inte missförstått något. Motpartens formulering av problemet kan leda till att du ser allting i ett nytt ljus. Du får dock inte ge för svagt uttryck för dina egna känslor. Om du gör det kanske motparten inte är särskilt motiverad att göra något åt problemet. Innan ni går vidare till steg 2, bör ni vara säkra på att båda parter accepterar definitionen av problemet. Förvissa dig att motparten har förstått att ni ska söka efter en lösning som kan tillgodose bådas behov – en lösning sådan att ingen kommer att förlora.
  2. Att komma med olika förslag till lösning: Det är ofta svårt att finna en bra lösning omedelbart. Be motparten om förslag först – du kommer också att få tillfälle att föreslå egna lösningar.
  3. Använd aktivt lyssnande och respektera motpartens idéer. Försök att få fram ett antal tänkbara lösningar, innan ni värderar eller diskuterar någon speciell.
  4. Att värdera de olika lösningarna: Här gäller det att tänka kritiskt och vara så uppriktig som möjligt. Även här är aktivt lyssnade viktigt.
  5. Att fatta ett beslut: En gemensam överenskommelse om en lösning är nödvändig. Ni bör formulera lösningen för att förvissa er om att ni båda är klara över vad ni ska besluta. Gör inte misstaget att försöka övertala eller utöva påtryckningar på motparten om en viss lösnings fördelar. Om inte motparten känner sig fri att välja en lösning, som han/hon kan acceptera, finns det risk att inget händer.
  6. Att genomföra lösningen: Omedelbart efter att ni kommit överens om en lösning, är det i regel nödvändigt att diskutera hur den ska genomföras. Vem ska göra vad och när?  Om motparten inte fullföljer sin del av överenskommelsen bör du konfrontera denne med jag-budskap. Undvik fallgropen att ständigt påminna motparten om att göra vissa uppgifter – denne blir då beroende av dina påminnelser istället för att ta ansvar för sitt eget beteende.
  7. Att genomföra en uppföljande värdering av beslutet: Ibland kommer ni att märka att det finns svagheter i era lösningar. Ni bör båda ha klart för er att lösningar alltid kan revideras, men att ingen av er godtyckligt kan ändra ett beslut. Ni måste gemensamt komma överens om alla förändringar – precis som ni tillsammans kom fram till det ursprungliga beslutet.

Även om du väljer att följa stegen ovan var väl medveten om att den bästa metoden för framgångsrik problemlösning är aktivt lyssnande, klara och uppriktiga budskap, tillit, respekt för andras behov, öppenhet för ny fakta och uthållighet.

Med “aktivt lyssnande” menas att man kontrollerar att man korrekt förstått motpartens behov och synpunkter, genom egna omformuleringar, kontroll att motparten håller med om att du korrekt formulerat dennes synpunkt, och att ställa kontrollfrågor för att säkert förstå vad motparten menar.

Glöm heller inte att skilja på person och prestation!