Kategoriarkiv: Projektledning

Projektet blir aldrig framgångsrikt på det projektmedarbetarna kan eller vet.

Det är vad de gör – deras beteende - som spelar störst roll.

Med ett effektivt och modernt ledarskap kommer de flesta att göra det rätta. Det som mäts blir gjort. En lite sliten och tråkig sanning – men fortfarande en sanning.

För att veta vad ledarskapet skall innehålla i form av mätning, uppföljning och coaching – behöver målet vara tydligt. Inte bara för ledningen, utan för hela projektorganisationen.

Men – och här förvånansvärt ofta fel – vem sätter målbilden? Vem bestämmer vilken vision vi ska ha? Det gör ledningen, vem annars?

Den största utmaningen är att sätta samman målbilden med vad medarbetarna faktiskt gör. Här finns inga genvägar. Men – den målbild ledningen fastställer kommer att grundas på ledningsgruppens medlemmars individuella grundvärderingar. Det vi i grunden tror på kommer att påverka vilka mål vi sätter upp. Och alla tror vi ju på någonting.

Det är här det börjar. En kedja avgörande beståndsdelar för att skapa världens bästa projektkultur. Grundvärderingarna behöver fram tidigt för att uppnå det vi alla vill. Ledningens och medarbetarnas jämförs, och vi finner de gemensamma nämnarna.

Tänk dig att du ska bygga ett hus. Vad börjar börjar du med?  Taket? Bottenvåningen? Föreställ dig att du byggt allting från start. Första våningen, andra våningen. Taket. Allting ser bra ut. Ett litet tag. Sedan upptäcker du att du behöver en källare.

Vad gör du nu?

(Det jag skriver ovan kan självklart appliceras även i andra sammanhang än projekt.)

Projektets organisation, del 4

Om en styrgrupp inte tillsätts är Beställaren ansvarig för detta :) .

Styrgruppen är ytterst ansvarig för projektets beslut. Ansvariga för de viktigaste beslutspunkterna mellan projektets olika faser. Beslut av mer strategisk karaktär. Styrgruppen säkerställer att projektet följer verksamhetens övergripande mål. Styrgruppen fastställer projektdirektiv och projektplan. Styrgruppen bedömer projektets resultat och beslutar om projektet skall drivas vidare (eller läggas ner).

Även här skall styrgruppen bestå av personer som besitter nödvändig kompetens och erfarenhet för att ha möjlighet att både bidra till projektets framdrift och bedöma densamma.

Beställaren ingår ofta i styrgruppen dock inte projektledaren, den senare deltar dock som föredragande på styrgruppsmötena. Du kan jämföra styrgruppen med en styrelse, beställaren med en ordförande och projektledaren med en vd och projektet med ett företag.

Projektets organisation, del 3

Vilka ingår i en en projektgrupp?

Endast de personer som behövs för att utföra projektets uppgift skall ingå i projektgruppen och urvalet sker på de enskilda personernas kompetens och förmåga att samarbeta.

Vilka uppgifter åligger normalt projektgruppen:

  • Deltar på projektmöten.
  • Utför delegerade uppgifter
  • Planerar och organiserar egna uppgifter
  • Rapporterar till projektledaren
  • Följer projektets kvalitetsystem, metoder och rutiner

Projektets organisation, del 2

Projektledarens uppgifter är bl a:

  • är ansvarig för att planera och organisera projektet
  • är ansvarig för att projektmålet uppnås
  • delegerar och följer upp projektets aktiviteter
  • arbetar aktivt med konfliktlösning och problemlösning
  • kallar till och leder styrgruppsmöten och projektgruppsmöten
  • kommunicerar projektet och dess status till berörda intressenter
  • motiverar och engagerar projektets medlemmar

Projektledarens huvuduppgift är att leverera projektresultat till beställaren och att leda projektgruppen. Som projektledare verkar du som projektets vd och du behöver behärska grundläggande ledningsuppgifter.

Men det allra viktigaste och det som ibland glöms bort är att du behöver ha ett genuint intresse för människor och god kännedom om vad det är som får människor att komma till arbetet varje dag motiverade och engagerade.

Det är också viktigt att du känner till dina agna styrkor och svagheter och kunna leda dig själv. Goda ledaregenskaper räcker inte om du leder mot fel mål, med en ineffektiv metodik eller utan att kommunicera. Du behöver alltså förmågan att leverera användbara projektresultat.

Du skall alltså fungera väl i alla tänkbara situationer och sammanhang, med olika typer av människor och kommunikationsbehov.

Spännande och svårt men hur roligt som helst!

Projektets organisation, del 1

Beställarens uppgifter:

  • är projektets ägare, kallas ofta projektägare eller projektsponsor
  • ansvarar för projektmål och effektmål
  • utser projektledare
  • tilldelar resurser (ekonomiska och personella)
  • godkänner projektets leveranser
  • tillsätter projektets styrgrupp

Beställaren är projektets formella ägare och har det övergripande ansvaret för projektet trots att beställaren har delegerat ansvaret för genomförandet till projektledaren.

 

Att organisera ett projekt!

En av de viktigaste framgångsfaktorerna för lyckade projekt är att projektet organiseras på ett sätt så att fördelningen av roller, ansvar och befogenheter är tydligt. Tydlighet är viktigt.

Varje projektroll skall ha en rollbeskrivning som är unik så att det inte finns risk för missförstånd och att saker faller mellan stolarna. Undvik i möjligaste mån delat ansvar då detta nästan alltid bara skapar osäkerhet om vem som gör vad, risk för dubbelarbete eller att viktiga saker inte blir gjorda.

Den här veckan kommer jag gå igenom de olika rollerna i ett projekt:

  • Beställare
  • Projektledare
  • Projektgrupp
  • Styrgrupp
  • Resursägare
  • Delprojektledare
  • Kvalitetsledare
  • Miljöledare
  • Arbetsmiljöledare
  • Referensgrupp

Hoppas att du vill hänga med?

Det som mäts blir gjort!

Ett projekt blir aldrig framgångsrikt endast på det projektteamet och dess medlemmar kan eller vet. Det är vad de gör – deras beteende - som spelar störst roll.

Med ett effektivt och modernt ledarskap kommer de flesta att göra det rätta. Det som mäts blir gjort. En lite sliten och tråkig sanning – men fortfarande en sanning.

För att veta vad ledarskapet skall innehålla i form av mätning, uppföljning och coaching – behöver målet vara tydligt. Inte bara för ledningen, utan för hela projektorganisationen. Tydlighet är viktigt!

Men – och här förvånansvärt ofta fel – vem sätter målbilden? Vem bestämmer vilken vision vi ska ha? Det gör ledningen, vem annars?

Den största utmaningen är att sätta samman målbilden med vad medarbetarna faktiskt gör. Här finns inga genvägar. Men – den målbild ledningen fastställer kommer att grundas på ledningsgruppens och dess medlemmars individuella grundvärderingar. Det vi i grunden tror på kommer att påverka vilka mål vi sätter upp. Och alla tror vi ju på någonting. Samsyn är viktigt!

Det är här det börjar. En kedja avgörande beståndsdelar för att skapa världens bästa projektkultur. Grundvärderingarna behöver fram tidigt för att uppnå det vi alla vill. Ledningens och medarbetarnas jämförs, och vi finner de gemensamma nämnarna. Ärlighet är viktigt!

Tänk dig att du ska bygga ett hus. Vad börjar börjar du med? Taket? Bottenvåningen? Föreställ dig att du byggt allting från start. Första våningen, andra våningen. Taket. Allting ser bra ut. Ett litet tag. Sedan upptäcker du att du behöver en källare. Vad gör du då?

Feedback – lika lätt som svårt!

Att ta och ge kritik på jobbet eller överhuvudtaget är en stor utmaning för många av oss. Av rädsla för att bli missuppfattade eller att själv ta emot svidande kritik så avstår vi ofta från att ge feedback till våra medarbetare.

Det viktigaste med all former av feedback, som jag ser det, är att man är tydlig på att skilja mellan person och prestation. Enligt mitt sätt att se det så finns det egentligen inga misslyckanden – bara feedback.

Allt vi presterar eller inte presterar får vi feedback på – på ett eller annat sätt. Vi får det genom de resultat och de relationer vi uppnår. Dessutom kan vi få direkt feedback av någon person som vill hjälpa oss, t.ex. av vår chef eller ledare.

Människor reagerar väldigt olika på feedback. En del tar illa vid sig av minsta lilla negativa omdöme, medan andra har lätt för att ta till sig kritiken. Eftersom människor i allmänhet gillar uppmuntran brukar det vara bra att börja med det positiva man har att säga. Om man ger feedback till en enskild person inför en grupp ska den alltid vara positiv.

Muntlig dialog brukar ge bäst resultat, eftersom risken för missuppfattningar då minskar, men när det gäller positiv feedback finns även andra bra verktyg att tillgå. Du kan t ex skicka ett e-postmeddelande som bekräftar det positiva som du fört fram i den muntliga dialogen. Du kan uppmuntra till att arbeta aktivt med att ge feedback genom att t.ex. att ge någon form av symbolisk belöning.

Timingen är viktig när man ska ge feedback. En tumregel är exempelvis att inte ge kritik för ett misstag som personen i fråga begått för flera veckor sedan eller kanske ännu längre tillbaka i tiden.

Om man väljer att betrakta feedback som en positiv resurs snarare än ett hot, genom att vara tydlig med syftet och själv lära sig att ta emot feedback så kan det leda till ökad arbetsglädje och en ärlig kommunikation. Detta förebygger i sin tur konflikter och skitsnack och det i sig borgar för en ökad trivsel.

Genom att lära sig knepen för att ge och ta emot feedback så kan man förbättra stämningen på jobbet och, som en bonus, lära känna sina kollegor bättre. När vi får återkoppling på det vi gör kan var och en utvecklas och bli bättre. Beröm får dessutom de flesta att prestera bättre.

Såväl medarbetare, ledare som chefer vill ha och behöver få återkoppling på hur de bidrar till verksamheten, projektet och hur de samarbetar med sina chefer, ledare och kollegor. Det är viktigt för de flesta att känna sig duktig och sedd för att utvecklas, våga ta ut svängarna och kunna prestera sitt bästa. Att ge beröm kan dessutom bli en god vana som så småningom sprider sig på arbetsplatsen, i projektet eller i omgivningen.

Det krävs mod och övning för att lära sig att hantera andras synpunkter på sin egen prestation. Det är viktigt att tänka på att försöka visa tacksamhet för att personen i fråga delat med sig av sina synpunkter. Det är bra om man kan undvika att inta försvarsposition eller börja argumentera.

Ledare och chefer ska ge sin personal återkoppling, men det är ofta svårt för ledaren och chefen att i sin tur få ärlig respons från medarbetarna. Övertaget och maktpositionen kan vara ett hinder för att medarbetarna ska våga ge kritik. Detta behöver ledare och chefer arbeta med och arbeta bort genom att t ex premiera de som har modet att ge feedback på ett konstruktivt sätt.

När du får feedback (oavsett om du är medarbetare, ledare eller chef) så försök alltid att visa tacksamhet för att personen delat med sig av sina synpunkter och är mån om att du ska kunna förbättras. Undvik misstaget att inta försvarsposition direkt och börja argumentera kritiken. Ta istället emot den och tacka personen i fråga för sin uppriktighet.

Feedbacktrappan är allmänt känd och används som ett konkret verktyg för att förstå hur vi som mottagare och givare av feedback kan förhålla oss.

FÖRSTÅ/FÖRÄNDRA/FÖRBLI

FÖRKLARA

FÖRSVARA

FÖRNEKA

FÖRKASTA

Det intressanta är att det inte bara är vid negativ feedback som människor väljer att inte stå på översta steget utan även vid beröm. Detta är något som dessutom är enormt hämmande för de som ger feedback. Hur kul är det att fortsätta berömma någon som aldrig tar åt sig av berömmet utan bara förkastar det?

  • Tala bara för dig själv när du ger feedback.
  • Var specifik i din kritik
  • Kritisera aldrig någons personlighet eller egenskaper.
  • Var tydlig med syftet.
  • Tänk på att människor reagerar helt olika på feedback.
  • Om personen som tar emot din feedback intar försvarsställning och vill inleda en diskussion kring det som sagts så säg t ex ”Jag ville dela med mig av lite feedback till dig och jag hoppas att du uppskattar den. Jag tycker att vi sätter punkt för diskussionen här”.
  • Kom överens i verksamheten eller i projektet om en gemensam policy för hur feedback ska ges.

Jag har personligen under många år arbetat med feedback som ett verktyg i min roll som chef och ledare och har sett hur just det har blivit en framgångsfaktor i mitt ledarskap och i mina projekt. Såväl medarbetare som kunder har uppskattat det mervärde det tillför verksamheten och projektet.

Det är ovant en del personer ha en aktiv feedbackprocess i sin verksamhet och i sina projekt men efter en kort startsträcka så upplevs det av majoriteten som mycket positivt. När alla är införstådda med syftet med feedback så känns det ofta betydligt lättare att dela med sig av konstruktiv kritik. De allra flesta uppskattar nämligen feedback när det ges på rätt sätt och ett strukturerat sätt att ge feedback minskar risken för skitsnack avsevärt.

Jag är dessutom övertygad om att såväl ros som ris behövs för att åstadkomma framgång i sin verksamhet och i sina projekt speciellt och viktigt blir det i framtidens ledarskap. För framtidens medarbetare räcker det inte med en bra lön och förmåner utan de vill även få feedback på att de gör en bra prestation.

Som sagt både att ge och ta kritik är en stor utmaning. Men genom att få feedback på sina handlingar och prestationen får var och en möjlighet att kunna utvecklas och bli bättre. Beröm får dessutom de flesta att prestera bättre. Gör det tillsammans. Hjälp varandra att må bättre och i förlängningen prestera bättre!

Go for it!

Projektledare – en nyckelroll!

När det är ett litet projekt kan projektledaren själv genomföra hela uppdraget, men vanligare är att man jobbar i en projektgrupp bestående av personer med olika kompetenser.

Projektledarens arbetsuppgifter skiljer sig naturligtvis åt beroende på bransch och företag men gemensamt är att han eller hon är den sammanhållande länken som driver projektet och leder arbetet i projektgruppen. I rollen ingår att inspirera och uppmuntra deltagarna och att skapa ett kreativt arbetsklimat.

Förutom att leda projektmedarbetarna är planering och ekonomi viktiga delar av projektledarens arbete. Man organiserar arbetet så att resurserna används på ett bra sätt och ansvarar för resultatet blir som planerat.

Det är också projektledarens uppgift att planera i vilken ordning projektets olika delar ska genomföras. Man måste kunna förstå vad som behövs göras om något går snett och se till att projektet håller sig inom de uppställda målen i fråga om tid, kvalitet och ekonomi.

En bra projektledare är på samma gång kreativ och duktig på att samordna andras insatser. Förutom att gilla att planera och organisera ska man vara målinriktad, initiativkraftig och kunna göra flera saker samtidigt. Det är också viktigt att vara social och att kunna lyssna och uttrycka sig väl.

Projektledaren har i regel goda kunskaper inom det område som projektet handlar om men ibland kan projektledare tas in från något annat område, i syfte att tillföra projektet helt nya perspektiv.

Det är också allt vanligare att den som får ansvaret för stora projekt har projektledning som sitt yrke och använder sina kunskaper i ledarskap och projektorganisering för att leda projekt inom många olika områden.

Det finns som i alla andra yrken olika anställningsformer för projektledare. Vid mindre projekt kan en projektledare anställas för en viss tid men man kan också ha fast tjänst hos ett företag eller en organisation, med projektledning som en av arbetsuppgifterna.

Viktiga kommunikationsförmågor!

  • Oavsett om vi håller med om det som sägs eller inte krävs Förmågan att lyssna empatiskt men neutralt till andra så att vi verkligen förstår dem.
  • Istället för att bråka om vem som har mest rätt krävs Förmågan att fråga oss själva hur helheten hänger ihop, när vi är oense eller något inte stämmer.
  • Att hitta svaren som känns rätt innerst inne kräver Förmågan att lyssna till sig själv, efter klokare svar och lösningar som verkligen håller för alla berörda.
  • Att vara allt för artig är vanligt att vara och då krävs Förmågan att tala uppriktigt, både om det vi tycker att vi vet men även när vi har tvivel över det som sägs.